ГОРОДСКАЯ ДУМА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД САЛЕХАРД
РЕШЕНИЕ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ И НОРМАХ РАСХОДОВАНИЯ
от 21.06.2013 N 42 , от 13.12.2013 N 80 , от 23.06.2014 N 50 , от 24.12.2015 N 101 , от 23.12.2016 N 84)
В целях упорядочения расходования средств, предусмотренных для приема и обслуживания официальных делегаций и отдельных лиц, на мероприятия в органах местного самоуправления города Салехарда, в соответствии со статьей 264 Налогового кодекса Российской Федерации , руководствуясь Бюджетным кодексом Российской Федерации , Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" , Уставом муниципального образования город Салехард, Городская Дума решает:
1. Утвердить Положение о порядке и нормах расходования денежных средств на представительские расходы и расходы на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда согласно приложению к настоящему решению.
3. Исключен. - Решение Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80 .
Председатель Городской Думы
города Салехарда
А.М.СПИРИН
ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ И НОРМАХ РАСХОДОВАНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ И РАСХОДЫ НА МЕРОПРИЯТИЯ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОРОДА САЛЕХАРДА
(в редакции решений Городской Думы МО город Салехард от 21.06.2013 N 42 , от 13.12.2013 N 80 , от 23.06.2014 N 50 , от 24.12.2015 N 101 , от 23.12.2016 N 84)
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок и нормы расходования средств бюджета города Салехарда на представительские расходы и расходы на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда, регламентирует отчетность использования указанных средств.
1.2. Основными целями осуществления указанных в пункте 1.1 расходов являются развитие сотрудничества и взаимодействия органов местного самоуправления города Салехарда с другими органами и организациями, представителями общественности, отдельными лицами, чествование физических и юридических лиц.
1.3. Для целей настоящего Положения используются следующие понятия:
Представительские расходы - расходы, связанные с проведением официальных приемов представителей других организаций, обслуживанием официальных делегаций, организацией и проведением переговоров, совещаний, конференций, с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества.
Расходы на мероприятия - расходы, связанные с проведением презентаций, заседаний, совещаний, рабочих встреч, публичных и депутатских слушаний, "круглых столов", конференций, открытием выставок, торжественных приемов и других мероприятий, проводимых органами местного самоуправления города Салехарда.
от 13.12.2013 N 80)
К расходам на мероприятия относятся расходы по приобретению сувенирной продукции (подарков, в том числе сувениров, печатной и полиграфической продукции, включая поздравительные открытки, приглашения, буклеты и т.п.), цветов и цветочных композиций, канцелярские и письменные принадлежности, организацию питания участников, приобретение продуктов питания для приемных, транспортное обеспечение, буфетное и культурное обслуживание.
1.4. Полномочия по осуществлению представительских расходов и расходов на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда могут быть переданы подведомственным муниципальным казенным учреждениям, на основании правового акта соответствующего органа местного самоуправления.
(п. 1.4 введен решением Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80)
2. Порядок выделения средств бюджета города Салехарда на представительские расходы и расходы на мероприятия
2.1. Средства на представительские расходы и расходы на мероприятия планируются органами местного самоуправления города Салехарда ежегодно в бюджетной смете в размере:
Администрация города Салехарда - не более 2% от годового фонда оплаты труда;
Городская Дума города Салехарда - не более 4% от годового фонда оплаты труда;
Контрольно-Счетная палата города Салехарда - не более 4% от годового фонда оплаты труда.
(п. 2.1 в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 24.12.2015 N 101)
2.2. Основанием для выделения средств на представительские расходы и расходы на проведение мероприятия органов местного самоуправления является распоряжение органа местного самоуправления города Салехарда с указанием наименования и цели мероприятия, сроков проведения мероприятия, ответственного лица.
(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 23.06.2014 N 50)
2.3. Выделение средств на представительские расходы и расходы на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда производится в соответствии с нормами расходов, установленными настоящим Положением.
2.4. Представительские расходы и расходы на мероприятия могут быть проиндексированы с учетом прогнозируемого уровня инфляции, установленного действующим законодательством.
3. Состав и порядок осуществления расходования средств
3.1. Представительские расходы, связанные с приемом, направлением и (или) обслуживанием делегаций и отдельных лиц, участвующих в мероприятиях, осуществляются на основании раздела 2 настоящего Положения.
3.1.1. Программа мероприятия включает в себя:
Наименования организаций участников;
Фамилию, имя, отчество и должность лица, ответственного за проведение мероприятия;
Количество официальных лиц и представителей от организаций участников;
Количество участников от органов местного самоуправления муниципального образования город Салехард;
Планируемые к проведению мероприятия с указанием даты, времени и места их проведения;
Иные сведения, связанные со спецификой мероприятий.
3.1.2. Смета расходов на организацию мероприятия, утвержденная руководителем органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом (уполномоченным им муниципальным казенным учреждением), содержит следующие сведения:
(в ред. решений Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80 , от 23.06.2014 N 50)
Расходы на оплату гостиницы и бронирования мест;
Расходы на оплату питания;
Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
Расходы на буфетное обслуживание;
Расходы на транспортное обслуживание;
Абзац исключен с 23 июня 2014 года. - Решение Городской Думы МО город Салехард от 23.06.2014 N 50 ;
Иные расходы, связанные со спецификой проводимых мероприятий.
(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 23.06.2014 N 50)
3.1.3. Для приема официальных делегаций и отдельных лиц устанавливаются предельные нормы расходов согласно Приложению N 1 к настоящему Положению.
3.1.4. Расходование средств на представительские расходы признается обоснованным и документально подтвержденным при наличии первичных учетных документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Затраты на расходы подтверждаются следующими документами:
Правовой акт органа местного самоуправления о проведении мероприятия;
от 13.12.2013 N 80)
Правовой акт органа местного самоуправления (приказ уполномоченного муниципального казенного учреждения) о произведенных представительских расходах и расходах, связанных с проведением мероприятий;
(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80)
Смета представительских расходов;
Акт о списании материальных запасов установленной формы, подписанный должностным лицом, уполномоченным руководителем органа местного самоуправления (директором, заместителем директора уполномоченного муниципального казенного учреждения);
(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80)
Список участников мероприятия, включая состав делегации и принимающей стороны;
Документы, подтверждающие проживание в гостинице и проезд к месту проведения мероприятия и обратно;
Отчет о произведенных представительских расходах.
В течение 3 дней по окончании мероприятий лицо, ответственное за их проведение, составляет отчет по произведенным представительским расходам в соответствии с требованиями, предъявляемыми к составлению бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. В отчете по произведенным представительским расходам должны быть указаны:
Дата и место проведения;
Перечень осуществленных представительских расходов с указанием числа лиц, принявших участие в них;
Размер осуществленных расходов, в том числе по каждому мероприятию;
Иные обязательные реквизиты в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" .
3.2. Расходы на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда осуществляются на основании плана мероприятия органа местного самоуправления, письменного приглашения, правового акта, поручения руководителя органа местного самоуправления либо уполномоченного им лица.
(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80)
Оформление расходов на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда, сроки и порядок предоставления отчетности осуществляется в порядке, установленном пунктом 3.1 настоящего Положения для представительских расходов.
Затраты на расходы могут также быть дополнительно подтверждены следующими документами:
Товарный чек, квитанция или другой документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар;
Авансовый отчет материально ответственного лица.
Для проведения соответствующих мероприятий выделяются денежные средства в пределах установленных норм согласно Приложению N 2 к настоящему Положению.
3.3. Расходы, указанные в пунктах 3.1 и 3.2, могут быть произведены как за безналичный, так и за наличный расчет.
Представительские расходы и расходы на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда могут осуществляться как самостоятельные расходы, а также в составе общих расходов на проведение мероприятий.
3.4. Списание затрат на представительские расходы или расходы на мероприятия производится при наличии:
Счетов-фактур либо иных расчетно-платежных документов;
Актов выполненных работ, оказанных услуг;
Других документов, свидетельствующих о размере произведенных расходов.
Списание затрат на представительские расходы и расходы на мероприятия производится в размерах, не превышающих нормы расходов, указанных в приложениях N 1, N 2 к настоящему Положению.
Контроль за правомочностью списания средств на представительские расходы и расходы на мероприятия осуществляет комиссия, состав которой утверждается каждым органом местного самоуправления самостоятельно.
В случаях, предусмотренных пунктом 1.4 настоящего Положения, состав комиссии утверждается приказом уполномоченного муниципального казенного учреждения.
(абзац введен решением Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80)
Приложение N 1. ПРЕДЕЛЬНЫЕ НОРМЫ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
Приложение N 1
денежных средств на представительские расходы
и расходы на мероприятия органов
местного самоуправления города Салехарда
ПРЕДЕЛЬНЫЕ НОРМЫ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
Наименование мероприятия | ||
Оплата гостиницы (в сутки на одного человека): | по фактическим расходам, но не более 5000 рублей |
|
Оплата питания (в сутки на одного участника) | по фактическим расходам, но не более 1500 рублей |
|
Буфетное обслуживание (фуршет) во время проведения переговоров, совещаний, конференций и иных массовых мероприятий (на одного участника) | по фактическим расходам, но не более 500 рублей |
|
Оплата проезда к месту проведения мероприятия и обратно общественным воздушным, железнодорожным, автомобильным (кроме легковых такси), водным транспортом | по фактическим расходам стоимости проезда, но не выше расходов проезда: |
|
Расходы на оплату услуг залов официальных делегаций в аэропорту города | ||
Расходы на обслуживание делегаций автомобильным транспортом | по фактическим расходам (согласно договору) |
|
Оплата услуг фото- и видеосъемки на официальных мероприятиях | по фактическим расходам (согласно договору) |
|
Аренда помещений | по фактическим расходам |
Приложение N 2. ПРЕДЕЛЬНЫЕ НОРМЫ РАСХОДОВ НА МЕРОПРИЯТИЯ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОРОДА САЛЕХАРДА
Приложение N 2
к Положению о порядке и нормах расходования
денежных средств на представительские расходы
и расходы на мероприятия органов
местного самоуправления города Салехарда
ПРЕДЕЛЬНЫЕ НОРМЫ РАСХОДОВ НА МЕРОПРИЯТИЯ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОРОДА САЛЕХАРДА
(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 23.12.2016 N 84)
Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда на территории города и за ее пределами в торжественных мероприятиях по случаю праздничных, юбилейных, исторических и иных дат, в том числе проводимых в форме акций (фестивалей, форумов) (памятный подарок или сувенир в расчете на одного человека) | Не более 4000 рублей |
|
Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда в торжественных мероприятиях, по случаю праздничных, юбилейных, исторических и иных дат, в том числе проводимых в форме акций (фестивалей, форумов), организованных иными субъектами на территории города Салехарда: | ||
а) подарок юридическому лицу на юбилейную дату (кратную 25 годам); | Не более 10000 рублей |
|
б) подарок юридическому и физическому лицу на иные даты | Не более 4000 рублей |
|
Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда в торжественных праздничных мероприятиях, организованных иными субъектами за пределами территории города Салехарда (сувениры, памятные подарки) | Не более 10000 рублей |
|
Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда во встречах, направленных на развитие взаимоотношений муниципального образования город Салехард с иными муниципальными образованиями, субъектами Российской Федерации и зарубежными странами (памятный подарок, полиграфическая и сувенирная продукция, в том числе с символикой муниципального образования) | Не более 10000 рублей |
|
Расходы, связанные с проведением: | ||
а) заседаний, конференций, рабочих встреч, совещаний и других официальных мероприятий органов местного самоуправления (в расчете на одного участника); | Не более 1000 рублей |
|
б) публичных или депутатских слушаний (в расчете на одного участника) | Не более 400 рублей |
|
Расходы, связанные с проведением торжественных приемов, организованных органами местного самоуправления города Салехарда: | ||
а) буфетное обслуживание в расчете на одного участника; | Не более 1000 рублей |
|
б) торжественный обед (ужин) в расчете на одного участника; | Не более 2500 рублей |
|
в) памятный подарок или сувенир в расчете на одного участника | Не более 4000 рублей |
|
Расходы на приобретение кофе, чая, напитков (питьевая вода, молоко, сливки), сахара, кондитерских изделий (печенье, конфеты), фруктов: | ||
а) для приемных Председателя Городской Думы города Салехарда, Главы Администрации города Салехарда, Председателя Контрольно-Счетной палаты города Салехарда; | Не более 10000 рублей в месяц |
|
б) для приемных заместителей Главы Администрации города | Не более 2000 рублей в месяц |
|
Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда в чествовании почетных граждан города, заслуженных юбиляров (памятный подарок или сувенир в расчете на одного человека) | Не более 4000 рублей |
|
Расходы, связанные с: | ||
а) церемонией вручения государственных наград РФ, наград ЯНАО, наград органов местного самоуправления города Салехарда, а также поощрений в иных формах (памятный подарок или сувенир в расчете на одного человека); | Не более 4000 рублей |
|
б) поздравлением руководителей органов государственной власти, федеральных структур, органов местного самоуправления, учреждений и предприятий, осуществляющих свою деятельность на территории города Салехарда, глав муниципальных образований, в связи с юбилейными, праздничными (в том числе профессиональными праздниками), историческими и иными памятными датами (памятный подарок или сувенир в расчете на одного человека) | Не более 4000 рублей |
|
Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда (приобретение цветов и цветочных композиций): | ||
а) в траурных мероприятиях, посвященных памятным общероссийским датам; | Не более 20000 рублей |
|
б) в иных траурных мероприятиях; | Не более 10000 рублей |
|
в) в торжественных мероприятиях по случаю праздничных (в том числе профессиональных), юбилейных, исторических и иных дат; | Не более 3000 рублей |
|
г) в чествовании почетных граждан города, заслуженных юбиляров; | Не более 3000 рублей |
|
д) в торжественных приемах в расчете на одного человека; | Не более 3000 рублей |
|
е) в церемонии вручения государственных наград РФ, наград ЯНАО, наград органов местного самоуправления города Салехарда, а также поощрений в иных формах в расчете на одного человека; | Не более 3000 рублей |
|
ж) в поздравлении руководителей органов государственной власти, федеральных структур, органов местного самоуправления, учреждений и предприятий, осуществляющих свою деятельность на территории города Салехарда, глав муниципальных образований, в связи с юбилейными, праздничными (в том числе профессиональными праздниками), историческими и иными памятными датами (в расчете на одного человека) | Не более 3000 рублей |
|
Канцелярские товары, печатная, полиграфическая продукция, в том числе с соответствующей символикой, и иные расходные материалы (в расчете на одного человека) | Не более 1000 рублей |
Представительскими называют расходы, предназначенные для осуществления приемов будущих деловых компаньонов. Их перечень ограничивается трудовым кодексом, выдаются деньги только определенному кругу лиц, закрепленных в приказе о подотчетных лицах. Порядок проведения переговоров и расходования представительских денег определяют в приказе, образец которого можно скачать ниже.
Перечень представительских расходов обозначен Налоговым кодексом (п.2 ст.264):
- оплата деловых приемов, заседаний в гостиничных и ресторанных комплексах или собрание с партнерами на территории предприятия (к примеру, завтраки и обеды);
- расходы на крепкие, алкогольные напитки и буфет;
- затраты на препровождение гостей до пункта назначения;
- оплата работы переводчика, не являющегося частью коллектива фирмы.
Данные издержки позволяют компании, применяющей для работы общую систему налогообложения, сократить налогооблагаемую базу в пределах установленного лимита - 4% от суммы расходов фирмы на заработную плату. Чтобы иметь возможность списания данных расходов, необходимо подготовить приказ на представительские расходы.
Расходы на аренду переговорной комнаты или банкетного зала, развлекательные мероприятия (боулинг, сауна, экскурсии), лечение заболеваний, проведение юбилейного торжества сотрудника, оформление праздников, приобретение сувенирной продукции, подарков и наград не могут уменьшить базу для исчисления налога на прибыль.
Основным документом является приказ на представительские расходы, удостоверяющий факт их реализации и обоснованности.
Приказ может выглядеть следующим образом:
Как составить приказ на представительские расходы в 2017 году
Каждая организация вправе самостоятельно разработать форму приказа.
Данный документ содержит сведения:
- название хозяйствующего субъекта;
- заголовок приказа (о проведении переговоров, делового обеда) и его порядковый номер;
- дата составления документа и месторасположение субъекта;
- цель мероприятия (поддержание делового общения, увеличение объемов продаж);
- обозначение ответственных специалистов за исполнение данной процедуры с указанием определенных задач для каждого работника;
- дата и время мероприятия;
- перечисление запланированных рабочих моментов;
- назначение ответственного сотрудника за составление сметы расходов и контроля выполнения распоряжения и последующего формирования отчета о совершенных действиях;
- указание бухгалтеру о выдаче необходимой суммы;
- виза руководителя субъекта и указанных в документе специалистов.
В форме приложений к приказу могут выступать программа мероприятия и смета представительских расходов.
Программа отражает все запланированные этапы с указанием конкретного времени и день официального приема.
Смета расписывается для каждого пункта затрат в отдельности: транспорт, обслуживание банкета, цветы, сувениры. Оба документа обязательно утверждаются директором компании.
Когда сумма расходов одобрена работодателем, работнику, обозначенному в приказе, выдаются деньги под отчет из кассы компании. В произвольной форме пишется заявление директору с обозначением размера денежной суммы и срока ее выдачи.
Оформление итогов деловой встречи
По завершении деловых переговоров сотрудником, ответственным за их проведение и контроль переговоров, на имя руководителя предприятия составляется отчет о выполненных задачах и достигнутых результатах. К примеру, отразить подписание нового договора поставки, увеличение номенклатуры товара по уже заключенного контракту.
В отчете также фиксируется наличие остатка денежных средств от выделенной суммы или его отсутствие, дополнительные расходы.
Затем составляется акт на списание расходов (представительских), отображающий точную сумму понесенных затрат, которые должны быть подтверждены соответствующими накладными, договорами, чеками. Бланк подписывается директором предприятия и главным бухгалтером.
Признание затрат представительскими для налогового законодательства не зависит от исхода переговоров (достигнута ли цель по заключению нового контракта), главное, чтобы вся первичная документация соответствовала нормам ст.9 №402-ФЗ. В противном случае, расходы не будут отнесены к представительским и автоматически попадают в базу для налогообложения прибыли.
Образец оформления
Образец приказа на представительские расходы 2017 — скачать.
Документальное оформление представительских расходов
Для развития бизнеса, для расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими партнерами и клиентами и заключения новых и новых договоров компания должна проводить разного рода мероприятия. Зачастую они затрагивают большинство сотрудников. Обычно руководитель поручает организацию встреч и банкетов секретариату, но такое счастье иногда выпадает и на долю отдела кадров. Это значит, что кадровику нужно будет составить план мероприятия и смету расходов. Если руководитель одобрит задуманное, то можно начинать подготовку к проведению встречи. Но самое главное испытание будет ждать кадрового работника не во время мероприятия, а уже после того, как "отшумит веселье".
Дело в том, что на организатора ложится бремя по сбору и подготовке документов по корпоративному мероприятию. От того, насколько грамотно он с этим справится, будет зависеть возможность учесть расходы. Напомним, что затраты на проведение таких мероприятий принято называть представительскими расходами.
Существует одна насущная проблема, связанная с представительскими расходами. Чтобы списать их, расходы нужно экономически обосновать и подтвердить документально, иначе государственные ревизоры при первой же проверке могут придраться.
Однако на настоящий момент законодательно не утвержден конкретный перечень документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организации должны самостоятельно определить порядок их документального оформления и контроля. Автор расскажет, как документально оформить представительские расходы и каковы особенности их учета.
Разумные принципы
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые были осуществлены организацией. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, заверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.
Поэтому оформлению документов на представительские расходы кадровый работник должен уделить особое внимание. Речь идет как о внутренних распорядительных документах, так и о внешних первичных документах (счета-фактуры, накладные, акты, товарные чеки и т.д.).
Поскольку конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты, не существует, компания может самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.
С одной стороны, это действительно преимущество.
Ведь организация может в произвольной форме отразить подобные расходы, а затем списать. С другой стороны, такая "произвольность" дает простор для придирок со стороны государственных контролеров. Итак, какими документами должны быть подтверждены представительские мероприятия?
Внутренняя документация
Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами:
- Приказом руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели.
- Программой мероприятий, составом делегации с указанием должностей приглашенной стороны.
- Списком представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа.
- Перечнем должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий.
- Порядком выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.
- Сметой представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы.
- Актом (отчетом) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы.
- Отчетом об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием того, что, кому и в каком количестве вручено.
- Меню, утвержденным директором столовой, если обед предоставлялся столовой предприятия. Калькуляция должна составляться без наценки.
- Авансовым отчетом с приложением подлинников соответствующих первичных документов: чеков ККМ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д.
Кадровый работник оформляет перечисленные выше документы под конкретное мероприятие, которое ему поручили организовать. Все они, за исключением авансового отчета, должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Напомним эти реквизиты:
- название документа;
- дата составления;
- наименование организации, которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Кроме того, в этих документах необходимо отразить следующую информацию:
- дату деловой встречи или приема;
- место проведения этого мероприятия;
- программу мероприятий;
- состав участников со стороны организации и представителей другой организации;
- цель проведения мероприятия;
- сумму предполагаемых расходов.
По мнению налоговых органов, если организация имеет в наличии все перечисленные выше подтверждающие документы, то расходы на проведение встречи с организацией — партнером по бизнесу могут быть признаны представительскими расходами для целей налогового учета, даже если в акте не указаны фамилии, имена и отчества присутствующих представителей организации-партнера.
Поэтому кадровый работник должен тщательно подготовить документы в соответствии с вышеуказанными требованиями, чтобы у бухгалтера, который затем будет заниматься их учетом, не возникло проблем с отнесением затрат на представительские расходы.
Справка. Цель официальных приемов должна быть приведена в соответствие с теми формулировками, которые приведены в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ.
Фрагмент документа. Пункт 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ
К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Например , цели проведения официального приема могут быть следующие:
- Обсуждение вопросов об исправлении недочетов в работах по существующим контрактам.
- Обсуждение вопросов о финансировании работ по существующим контрактам или об увеличении объемов финансирования по этим контрактам.
- Обсуждение вопроса о заключении новых контрактов.
- Обсуждение технических аспектов существующих и предполагаемых контрактов (технические термины и т.д.).
Эти формулировки в качестве типовых, а также другие технические аспекты встречи, рекомендуется отражать во всех внутренних документах организации: в приказе на организацию официального приема, в программе проведения встречи, в отчете о проведенных переговорах.
Нужно, чтобы кадровый работник, занимающийся организацией мероприятия, договорился с приглашенными контрагентами о фигурировании формулировки "проведение переговоров" и в первичных документах по представительским расходам, которые от них получит компания-организатор.
Чтобы бухгалтер впоследствии мог включить представительские расходы в состав затрат по обычным видам деятельности, кадровый работник должен позаботиться, чтобы прослеживалась взаимосвязь между официальным приемом и деятельностью предприятия. Это может быть подтверждено:
- заключенными договорами;
- подписанными контрактами, протоколами о намерениях;
- деловой перепиской.
Итогом заседания совета, общего собрания акционеров, правления должно быть принятие решения или протокола.
Нередко у бухгалтеров возникает вопрос, в каком размере можно учесть представительские расходы, если фактические затраты отличаются от запланированных?
Мнение налоговиков по этому вопросу следующее. Если фактические затраты будут меньше, чем те, которые предусмотрены программой, то в расходах можно учесть фактические затраты. Но если фактические расходы превысят запланированные, то прибыль можно уменьшить только на сумму запланированных расходов.
На наш взгляд, такая позиция не является верной.
В соответствии с п. 42 ст. 270 НК РФ на представительские расходы может быть потрачено не более 4 процентов от расходов на оплату труда за тот налоговый (отчетный) период, в котором произведены представительские расходы. Поэтому отнесение затрат к представительским расходам зависит от соблюдения этого лимита. Никаких других ограничений Налоговым кодексом не установлено.
Это значит, что кадровый работник должен составить смету по представительским расходам так, чтобы плановые расходы имели большую величину, чем организация хотела бы израсходовать на проведение деловых встреч. В этом случае предприятие обязательно уложится в сумму заранее оговоренных представительских расходов.
Первичные документы
После проведения представительских мероприятий кадровый работник — организатор должен собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные фирмой на проведение официального приема.
- Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников).
Приобретение продуктов подотчетными лицами при проведении официального приема приходуется по данным авансового отчета.
Эти продукты списываются на основании:
- товарных накладных типовой унифицированной формы N ТОРГ-12;
- накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы N ТОРГ-13.
Списание других материальных ценностей, например, сувениров, оформляется требованием-накладной типовой унифицированной формы N М-11, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а.
- Транспортное обеспечение участников приема.
Одним из видов представительских расходов является транспортировка гостей в период проведения переговоров (из аэропорта в гостиницу, из гостиницы к месту переговоров и обратно) (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Транспортировку делегации может осуществлять специализированная организация, с которой принимающая сторона должна заключить соответствующий договор. После оказания транспортных услуг принимающая сторона должна получить:
- двусторонний Акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком;
- счет на оплату транспортных услуг;
- счет-фактуру на сумму оказанных транспортных услуг;
- путевые листы автомобилей, оказывавших транспортные услуги.
Для транспортного обслуживания принимающая сторона может задействовать собственный транспорт. В этом случае документами, которые подтверждают факт осуществления представительских расходов, будут:
- путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии;
- авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС.
- Буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы.
В буфетное обслуживание включается, как правило, предложение участникам во время кратковременных перерывов на переговорах чая, кофе, минеральной воды, соков и т.д.
Расходы на буфетное обслуживание оформляются:
- счетами;
- договорами на оказание услуг;
- заказ-счетами типовой унифицированной формы N ОП-20, актами на отпуск питания по безналичному расчету типовой унифицированной формы N ОП-22, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132.
- Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Указанные расходы подтверждаются договором и актом приемки-передачи услуг.
- Посещение культурно-зрелищных мероприятий.
Посещение культурно-зрелищных мероприятий может быть подтверждено накладной на приобретение входных билетов.
Пример 1 .
Утверждаю
Генеральный директор
ООО "Оранта-М"
Петров
——— П.П. Петров
(подпись)
11.01.2007
——————
(дата утверждения)
Акт о списании представительских расходов на официальный прием представителей ЗАО "Фаст Винд" 05.01.2007
Ответственный Федосов
за проведение мероприятия ————- Ф.Ф. Федосов
(подпись)
Иванов
Директор кадровой службы ————- И.И.
Иванов
(подпись)
Козырев
Главный бухгалтер ————- К.К. Козырев
(подпись)
Можно ли учесть чаевые
Возникает еще одна интересная проблема при проведении мероприятия вне стен организации — учет чаевых. Ни для кого не секрет, что помимо обеда или ужина в ресторане принимающей стороне в соответствии с общепринятыми нормами этикета приходится давать чаевые официанту. Конечно, никаких оправдательных документов в этом случае сотрудник представить не может, ведь сумма чаевых не включается в счет и не является оплатой услуг ресторана.
Если речь идет о работнике, который представляет интересы компании во время деловой встречи, то организация может компенсировать его расходы на чаевые официанту на основании его заявления и распоряжения руководителя организации.
Возникает вопрос, как учитывать подобные расходы? Так как сумма возмещения включается в налогооблагаемый доход сотрудника, то целесообразно сумму чаевых увеличить на величину НДФЛ, которая будет удержана с работника. Для этого сумму чаевых необходимо разделить на 87 процентов. В этом случае работник ничего не потеряет.
Если же речь идет об уплате чаевых из корпоративного кармана, то, поскольку их сумма не подтверждается документально, учесть в составе представительских расходов эти затраты нельзя.
Пример 2 . Сотрудник ЗАО "Роза" проводит встречу с деловыми партнерами. Официальный прием был организован в ресторане. После делового ужина сотрудник дал официанту чаевые в размере 500 руб.
На основании заявления сотрудника и распоряжения руководителя ЗАО "Роза" организация компенсировала ему расходы на чаевые с учетом НДФЛ в размере:
500 руб. : 87% = 500: 0,87 = 574,71 руб.
Компания относит эти расходы на прочие расходы.
* * *
Итак, существует масса насущных проблем, связанных с представительскими расходами и их отражением в документации компании. Но за основу вы можете взять приведенный выше порядок. Если же ревизоры придут с проверкой, то этот порядок можно объяснить, ссылаясь на внутренние документы компании — устав, положение о работе в компании и т.д. Очень важно не забыть: любой порядок документирования представительских расходов лучше "закрепить" на бумаге. Тогда организация и проведение корпоративных мероприятий не будут головной болью ни для вас, ни для вашего бухгалтера.
К.А.Либерман
HR-консультант
Как составляется приказ о представительских расходах
Представительские расходы — это траты подотчетного лица в интересах компании, перечисленные в п.2 ст.264 НК РФ. Для их произведения необходимо оформить приказ, где будет указана сумма к расходованию, а также сведения о направлении представительских трат. Образец приказа можно скачать ниже.
К числу представительских расходов можно отнести затраты подотчетного лица на проведения различных мероприятий, встреч партнеров, деловых бесед, организация проживания гостей компании, их питания (например, завтраки, обеды с представителями контрагентов), траты на перевозку гостей фирмы до места их проживания, затраты на услуги переводчика для иностранных гостей.
Денежные средства для произведения подобных мероприятий выдаются в подотчет представителю компании на основании его заявления, обосновывающего траты. После согласования заявления с руководителем и подтверждения отсутствия долгов по ранее выданным авансовым суммам подотчетное лицо может получить денежные средства на представительские расходы.
Компания может установить нормы подобных трат на год вперед, ограничив размеры расходов нормами по различным видам представительских затрат. Приказ может быть издан в отношении конкретного мероприятия, которое нужно организовать компании, например, приказ об организации переговоров.
Как оформить приказ о представительских расходов
Если распоряжение составляется в целом по предприятию на год с целью установления норм представительских затрат, то отдается распоряжение установить данные нормы в определенном размере — далее приводится перечень расходов с указанием расходов в рублях на одного человека в сутки.
В таком приказе назначается ответственное за исполнение и контроль лицо. Такое документ составляется в начале года, на который составляется смета.
Скачать образец приказа о представительских расходов на 2018 год — ссылка.
Если распоряжение издается в отношении конкретного мероприятия — переговоры, встреча, деловой обед и пр., то указывается соответствующий заголовок, кратко описывающий суть содержимого.
- Провести указанное мероприятие — указываются сведения о событии, которое нужно организовать, дате и месте его проведения, а также перечень лиц, которые должны данное мероприятие подготовить, именно этим лицам выдаются на руки средства на представительские расходы, связанные с указанным событием;
- Сведения о программе проведения мероприятия, которым нужно руководствоваться назначенным лицам;
- Производить представительские траты с учетом составленной для данного мероприятия сметы;
- Подготовить документацию ответственными лицами о проведенном мероприятии и потраченных средствах — обычно отводится срок не более трех дней на подготовку отчетов, акта списания денег и прочие бумаги;
- Оформить списание представительских расходов на основании документов, представленных ответственными лицами, в бухгалтерском учете, данное распоряжение обычно отдается главному бухгалтеру;
- Назначить лицо, ответственное за контроль исполнения приказа.
Такой распорядительный бланк утверждается руководителем, после чего с ним знакомятся все проименованные в нем ответственные лица под роспись.
Скачать образец
Образец приказа о проведении переговоров — скачать.
“Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности“, 2010, N 9
Представительские расходы. Как избежать ошибок при их отражении?
Финансово-хозяйственная жизнь бюджетных учреждений невозможна без осуществления представительских расходов. Обсуждение возможного договора с потенциальными партнерами во время делового обеда, угощение принимаемых делегаций чаем, кофе, конфетами — все эти приемы позволяют повысить эффективность проводимых переговоров. Как правильно отразить представительские расходы в бухгалтерском и налоговом учете и избежать нареканий со стороны контролирующих органов? Ответ на этот вопрос вы узнаете из нашей статьи.
Представительские расходы: определяем понятие
Чтобы избежать ошибок при отражении представительских расходов, следует четко представлять, какие затраты можно отнести на данную расходную статью. Актуальность определения этого понятия во многом обусловлена и тем, что руководители вкладывают в него гораздо больший смысл, чем это предполагает действующее законодательство.
Начнем с того, что определения представительских расходов в бюджетном законодательстве нет, поэтому обратимся за соответствующими разъяснениями к Налоговому кодексу.
Подпункт 22 п. 1 ст. 264 НК РФ относит к представительским расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах, в целях установления и поддержания сотрудничества.
Примечание. К представительским налоговое законодательство относит расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.
Однако более полное и подробное определение дает п. 2 ст. 264 НК РФ: здесь к представительским относятся расходы организации на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
Также п. 2 ст. 264 НК РФ приводит, насколько это возможно, подробный перечень расходов, относящихся к представительским:
— расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
— транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
— буфетное обслуживание во время переговоров;
— оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, во время проведения представительских мероприятий.
Однако ситуации, возникающие в реальной жизни, зачастую не регламентированы нормами НК РФ.
Какие еще расходы можно отнести к категории представительских? Ответ на поставленный вопрос постараемся извлечь из разъяснений главного финансового ведомства:
— расходы на переговоры не только с существующими клиентами, но и с потенциальными (Письмо Минфина России от 16.11.2009 N 03-03-06/1/759);
— расходы на переговоры не только с юридическими, но и с физическими лицами, в том случае, когда последние являются потенциальными клиентами организации (Письмо Минфина России от 27.05.2009 N 03-03-06/1/351);
— расходы на переговоры с физическими лицами — клиентами организации, в том числе в неофициальной обстановке (во время завтраков, обедов и иных аналогичных мероприятий) (Письмо Минфина России от 27.03.2009 N 03-03-06/2/64);
— расходы на организацию официальной встречи с клиентами в части расходов на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков (Письмо Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176). По мнению Минфина, расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы, которые учитываются в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении переговоров (сделок). При этом ст. 5 ГК РФ признает обычаем делового оборота сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано оно в каком-либо документе или нет.
Аналогичная позиция представлена и в более поздних разъяснениях Минфина России (Письмо от 26.03.2010 N 03-03-06/2/59).
Также Минфин говорит о том, какие расходы нельзя учесть как представительские:
— расходы на оплату проживания участников иностранной делегации (не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли, так как данный вид расходов не предусмотрен п. 2 ст. 264 НК РФ) (Письмо Минфина России от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235);
— затраты на проживание в гостинице официальных лиц — деловых иностранных партнеров, которые приехали на официальную встречу в целях установления и поддержания долгосрочного сотрудничества (Письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115);
— расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (Письмо Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176);
— расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала (п. 2 ст. 264 НК РФ не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли) (Письмо Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176).
Представительские расходы: подтверждаем документально
Все расходы как в налоговом, так и в бухгалтерском учете в обязательном порядке должны быть подтверждены документально. Каких документов достаточно будет для подтверждения? Мнение специалистов Минфина России о составе документов, подтверждающих представительские расходы, содержится в Письме от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26. Согласно положениям указанного Письма такими документами признаются:
— приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
— смета представительских расходов;
— первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
— отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются цель представительских мероприятий, результаты их проведения и иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
Смета расходов должна включать в себя:
— время и место проведения мероприятий;
— состав участников мероприятий;
— величину расходов на прием и обслуживание делегаций.
После осуществления всех предусмотренных сметой расходов составляется отчет, в котором указываются все произведенные представительские расходы, а также цель, результаты, дата и место проведения представительских мероприятий, их программа. При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Если товары (услуги) на представительские цели приобретены подотчетным лицом, то подтверждающими являются первичные документы, выданные соответствующими организациями указанному подотчетному лицу. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т.д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.
При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будет служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.
Стоит отметить, что, по мнению судебных органов, наличие сметы для подтверждения таких расходов не обязательно (Постановление ФАС СЗО от 14.01.2008 по делу N А56-338/2007).
После осуществления представительских расходов налогоплательщик также составляет акт об их осуществлении, утверждаемый руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.
Если же подтверждающие документы отсутствуют или не оформлены соответствующим образом, осуществленные расходы представительскими не признаются.
Об этом, в частности, сказано в Письме Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26. Поддерживают специалистов Минфина и судебные органы.
Так, в Постановлении ФАС УО от 24.03.2005 N Ф09-971/05-АК рассмотрена кассационная жалоба налогоплательщика на решение арбитражного суда и апелляционной инстанции о неправомерности решения налогового органа. Судами сделан вывод, что осуществленные налогоплательщиком расходы на прием и обслуживание иностранной делегации нельзя считать представительскими, так как подтверждающие произведенные расходы документы не оформлены в соответствии с порядком, установленным законодательством РФ.
Представительские расходы: определяем размер
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
В соответствии с гл. 25 НК РФ перечень расходов, относимых к оплате труда, определен в ст. 255 НК РФ. Стоит отметить, что, в отличие от Инструкции N 148н <1>, перечень расходов на оплату труда в ст. 255 НК РФ гораздо шире.
———————————
<1> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.
Для расчета предельного размера представительских расходов надо брать начисленную сумму расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ).
На основании п. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ при расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода. Следовательно, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда в целях обложения налогом на прибыль увеличится.
Значит, будет изменяться и предельный размер представительских расходов, который может быть учтен в целях налогообложения.
Из всего сказанного можно сделать вывод: сверхнормативные представительские расходы, которые не были признаны бюджетным учреждением при исчислении налога на прибыль в одном отчетном периоде, могут быть учтены им соответствующим образом в последующих отчетных периодах текущего календарного года (п. 42 ст. 270 НК РФ).
Для справки. В соответствии со ст. 285 НК РФ налоговым периодом по налогу на прибыль признается календарный год, а отчетным — I квартал, полугодие и девять месяцев календарного года.
Отчетными периодами для налогоплательщиков, исчисляющих ежемесячные авансовые платежи исходя из фактически полученной прибыли, признаются месяц, два месяца, три месяца и т.д. до окончания календарного года.
Пример 1. В федеральный научно-исследовательский институт с 12 по 16 марта 2010 г. для проведения конференции с целью обмена опытом приглашена делегация из Германии, состоящая из 12 человек. Оплата приема и обслуживания иностранной делегации произведена за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, не облагаемых НДС. Общая сумма расходов составила 32 175 руб., в том числе:
— официальный прием в ресторане (12 чел. иностранной делегации + 3 чел. принимающей стороны) — 7800 руб.;
— заключение договора с высшим образовательным учреждением на оказание услуг переводчиков (3 чел.) — 6000 руб.;
— буфетное обслуживание иностранной делегации во время конференции (12 чел. + 3 переводчика) — 1875 руб.;
— заключение договора на транспортное обслуживание делегации — 15 000 руб.;
— посещение иностранной делегацией драматического театра — 1500 руб.
Фонд оплаты труда за 3 месяца 2010 г. (январь — март) в федеральном научно-исследовательском институте составит 700 000 руб.
Исходя из положений ст. 264 НК РФ к представительским расходам федерального научно-исследовательского института будут отнесены официальный прием делегации, оплата услуг переводчиков, буфетное и транспортное обслуживание, то есть для целей налогообложения расходы на прием и обслуживание иностранной делегации будут учтены в сумме 30 675 руб. (7800 + 6000 + 1875 + 15 000). Расходы на посещение театра не будут учитываться в целях исчисления налога на прибыль, так как согласно п. 2 ст. 264 НК РФ они относятся к расходам на организацию развлечений, отдыха.
С учетом того, что произведенные расходы на прием и обслуживание иностранной делегации превышают установленные нормативы для исчисления налога на прибыль в сумме 28 000 руб. (700 000 руб. x 4%), в целях налогообложения представительские расходы будут приняты в пределах норматива. Сверхнормативные расходы в размере 2675 руб. (30 675 — 28 000), которые не были признаны федеральным научно-исследовательским институтом при исчислении налога на прибыль в одном отчетном периоде, могут быть учтены в последующих отчетных периодах текущего календарного года.
Представительские расходы: отражаем в бухгалтерском учете
В соответствии с Письмом Минфина России от 05.02.2010 N 02-05-10/383 “О направлении Методических рекомендаций по применению классификации операций сектора государственного управления“ учет представительских расходов и расходов протокольного характера согласно законодательству РФ, расходов, осуществляемых при приеме и обслуживании иностранных делегаций (на оплату найма жилого помещения, питания, проведения официальных приемов (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), буфетного обслуживания, мероприятий культурной программы, бытового обслуживания, услуг переводчиков, сувениров и памятных подарков, услуг залов официальных лиц и делегаций в аэропортах и на вокзалах, аренды помещений, транспортного обеспечения), осуществляется по статье 290 “Прочие расходы“ КОСГУ.
Несмотря на специфический характер затрат, бухгалтерский учет представительских расходов довольно банален и сводится в основном к отражению операций по договорам возмездного оказания услуг и расчетам с подотчетными лицами.
Расходы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц могут быть произведены как за наличный, так и за безналичный расчет.
Оплата представительских расходов наличными денежными средствами осуществляется путем выдачи денег в подотчет и отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 “Расчеты с подотчетными лицами“ и кредиту счета 201 04 610 “Выбытия из кассы“. После осуществления представительских расходов принятие их к бухгалтерскому учету отражается по дебету счета 106 04 340 “Увеличение стоимости изготовления материальных запасов готовой продукции (работ, услуг)“ и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000.
Пример 2. Воспользуемся данными примера 1. Предположим, что оплата услуг транспортной организации и переводчиков в сумме 21 000 руб. произведена с лицевого счета федерального научно-исследовательского института. Остальные расходы на прием и обслуживание иностранной делегации на общую сумму 11 175 руб. оплачены за счет наличных денежных средств. Лицевой счет обслуживается в ОФК.
В бухгалтерском учете федерального научно-исследовательского института операции отразятся следующим образом:
————————————-T————T————T———-¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦
¦Выданы под отчет денежные средства ¦2 208 18 560¦2 201 04 610¦ 11 175 ¦
¦на представительские расходы ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Списаны расходы на прием и ¦ ¦ ¦ ¦
¦обслуживание иностранной делегации: ¦ ¦ ¦ ¦
¦- в части расходов, относимых на ¦2 106 04 340¦2 208 18 660¦ 9 675 ¦
¦себестоимость товаров, работ, услуг;¦(статья 290 ¦ ¦ ¦
¦ ¦КОСГУ) ¦ ¦ ¦
¦- за счет средств, остающихся после ¦2 401 01 130¦2 208 18 660¦ 1 500 ¦
¦уплаты налога на прибыль (расходы ¦(статья 290 ¦ ¦ ¦
¦на посещение театра) ¦КОСГУ) ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Оказаны транспортные услуги и услуги¦2 106 04 340¦2 302 18 730¦ 21 000 ¦
¦переводчиков ¦ ¦ ¦ ¦Выдача новогодних подарков детям сотрудников
Р асходы, которые можно провести в учете как представительские, уменьшают налогооблагаемую прибыль (т.е. идут в затраты). Но тут нужно знать, во-первых, какие расходы вообще реально провести как представительские, а на какие налоговики «никогда не согласятся», и, во-вторых, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно» (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов).
Прежде всего необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях предприятие сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для развития бизнеса, расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры. На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете. В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.
Понятие представительских расходов
Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.
Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).
Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:
- транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.
Обратите внимание:
- указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше письма Минфина России и письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
- финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).
Что не входит?
На первый взгляд, приведенные выше определения Налогового кодекса кажутся ясными и понятными. Но когда на практике начинаешь их применять, возникают вопросы. Попробуем с ними разобраться. Здесь важна позиция налоговиков о том, какие конкретные расходы они готовы признать представительскими, а на что ни при каких обстоятельствах не согласятся.
Аренда помещения
Для организации официального приема или заседания частенько арендуют помещение (например, переговорную комнату в бизнес-центре или зал покрупнее). Но в п. 2 ст. 264 НК РФ, где указан исчерпывающий перечень расходов, аренды нет. Вот откуда весь «сыр-бор» про расходы по аренде помещения - налоговики не признают их представительскими.
Организация развлечений
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом к расходам на организацию развлечений, в частности, относятся расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части представительского мероприятия (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).
А как быть с физлицами?
В п. 2 ст. 264 НК РФ конкретно говорится о возможности учесть расходы как представительские, только если они пошли на подготовку официального приема и обслуживания представителей других организаций. Т.е. это не касается физических лиц!
Исключение составляют расходы на проведение переговоров с физическими лицами, которые являются клиентами организации (письмо Минфина России от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64), а также с индивидуальными предпринимателями.
Транспортное обслуживание и проживание
НК РФ в понятие обслуживания представителей других организаций включает их транспортное обеспечение - доставку участников мероприятия до места проведения и обратно (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ).
И часто принимающая сторона берет на себя обязанность по оплате для приглашенных лиц авиационных и железнодорожных билетов, расходы по доставке их на мероприятие от вокзала до гостиницы, по оплате проживания и прочее.
Но при этом на практике налоговики отказываются принимать в учете в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных государств, расходы на доставку прибывших иностранцев на мероприятие от вокзала до гостиницы (или до специально арендованного помещения), а также расходы по их проживанию (см. письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306, аналогичную позицию высказал Минфин России в письме от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).
В тоже время затраты по доставке иностранных представителей к месту проведения представительского мероприятия относятся к представительским расходам (письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271).
Контролирующие органы считают, что расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших лиц, если переговоры длятся несколько дней, не являются представительскими (письма Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, УФНС Росси по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748).
Но некоторые суды допускают учет расходов на проезд и проживание прибывшей стороны в качестве представительских. Они полагают, что такие затраты в целях п. 2 ст. 264 НК РФ относятся к «обслуживанию представителей» (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27)).
Проблема связана с тем, что затраты на оплату проезда и проживания признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Поэтому, во избежание проблем со стороны проверяющих органов, целесообразно распределить такого рода затраты между участниками переговоров.
Сувениры
В ходе переговоров стороны, как правило, обмениваются сувенирной продукцией с символикой своего предприятия. Таковыми могут быть блокноты, ручки, ежедневники и т.д. По мнению налоговых органов, такого рода расходы не могут быть признаны в качестве рекламных в силу определенного круга лиц, в то же время затраты на такого рода продукцию можно учесть в качестве представительских расходов (согласно письмам МНС России от 16.08.2004 № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2). Но Минфин России подобного рода затраты включать в представительские расходы отказывается, т.к. они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (см. письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). В подобных ситуациях организация сама должна принимать решение, какими разъяснениями руководствоваться, и понимать, что, возможно, придется доказывать свою правоту.
Питание представителей
Зачастую принимающая сторона несет расходы на проведение ужинов, например, в ресторане, которые могут проходить и в позднее время. Как определиться с такого рода затратами?
Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что организация должна оформить ряд документов, служащих для подтверждения представительских расходов. Таковыми могут являться:
- приказ руководителя для подтверждения расходов на указанные цели,
- смета и отчет по проведенному представительскому мероприятию с отражением цели,
- а также первичные подтверждающие документы.
Если проведенное мероприятие (ужин в ресторане) не носит официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение на нем деловых переговоров, расходы по его проведению не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).
А если вы оформили все необходимые подтверждающие документы, то учесть расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров как представительские получится лишь в пределах установленного лимита, а именно - в пределах 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (согласно письму Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26; в этом же письме приведен перечень документов, обосновывающих представительские расходы; такой же перечень дан в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807; на рассмотрении этих документов мы подробно остановимся ниже).
Спиртные напитки
Без алкогольной продукции во время проведения деловых встреч редко можно обойтись.
Раньше разъяснения Минфина относительно расходов на алкоголь носили размытый характер (см. письма Минфина России от 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 № 03-02-051/49), но в более позднем письме было прямо сказано, что в расходах на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров учитываются в том числе затраты на приобретение спиртных напитков (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).
Оформление залов
В приведенном выше письме № 03-03-06/1/176 финансовое ведомство затронуло еще один важный вопрос: расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала п. 2 ст. 264 НК РФ не предусматривается, следовательно, они не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.
Значит, такого рода затраты полностью могут быть покрыты только из чистой прибыли предприятия даже при их правильном документальном оформлении, что в принципе не выгодно: придется заплатить с этих сумм 20% в бюджет.
Официальный характер приема
Еще раз обращаем ваше внимание, что в п. 2 ст. 264 НК РФ говорится об официальном приеме. Это значит, что когда происходит встреча двух организаций, но она не носит официального характера, либо если вы не собрали документальных доказательств официальности деловых переговоров, то расходы по их проведению ваша организация не сможет учесть как представительские для целей налогообложения прибыли.
При проведении переговоров в рамках производственных командировок следует применять аналогичный порядок признания таких затрат .
Следует отметить, что для подтверждения официального статуса проводимого представительского мероприятия организации понадобится оформить дополнительные документы:
- программа (план) мероприятия (здесь важно указать цель, место и сроки его проведения);
- список официальных лиц, принимающих участие в мероприятии, как со стороны приглашенных партнеров, так и со стороны самой организации (такой список может быть включен в приказ о проведении мероприятия или / и в программу этого мероприятия);
- отчет (акт) по результатам проведенного мероприятия, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм фактически произведенных расходов).
Документальное оформление представительских расходов
Размер затрат на организацию представительского мероприятия может быть значителен. Поэтому важно правильно оформить документы на те расходы, которые реально провести в учете как представительские. Это поможет сэкономить на налогах и избежать проблем с контролирующими органами в виде нареканий, штрафов и пеней.
Исходить нужно из трех основных принципов учета представительских расходов:
- официальность проводимого мероприятия;
- экономическая обоснованность производимых расходов;
- документальное подтверждение понесенных расходов.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные :
- документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо
- документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или)
- документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Напоминаем, что с 1 января 2013 г. действует новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» . Старый закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ действовал до 31.12.2012 .
В ст. 9 нового Закона № 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Обратите внимание: в прежнем Законе № 129-ФЗ говорилось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В новом Законе № 402-ФЗ упоминание об альбомах унифицированных форм отсутствует. Формы первичных учетных документов, применяемых организацией, теперь утверждаются приказом руководителя (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Мы уже приводили перечень документов, служащих подтверждением представительских расходов, который требует Минфин России в своих разъясняющих письмах . Сведем все воедино, и у нас получится:
- приказ (распоряжение) об осуществлении расходов на представительские цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы на приобретенные товары и оплату услуг, необходимых для организации представительского мероприятия;
- отчет о расходах по проведенному представительскому мероприятию (в одном документе можно отчитаться сразу за несколько мероприятий), в котором отражаются:
- цель и результаты мероприятия,
- сумма расходов на представительские цели,
- а также иные необходимые данные.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Приказ (распоряжение)
Для проведения представительского мероприятия необходимо оформить приказ (распоряжение), причем приказ всегда издается под конкретное мероприятие (см. Пример 1).
В приказе отражается задание на его организацию, устанавливаются сроки подготовки и проведения, лицо, ответственное за это, а также за подготовку и представление на утверждение программы мероприятия и сметы представительских расходов. Важно указать в документах (приказе и /или программе, отчете) перечень лиц, участвующих с обеих сторон, - в дальнейшем затраты только на этих лиц будут приняты в расходы. Кроме того, должно прослеживаться наличие непосредственной связи между:
- вопросами, являющимися предметом переговоров, и
- служебными обязанностями, предусмотренными трудовыми договорами / должностными инструкциями участников переговоров.
В противном случае расходы, в частности, на посещение экскурсий, музеев, театра, концерта в рамках утвержденного плана (программы) по проводимому мероприятию могут рассматриваться как доход физических лиц - участников мероприятия с последующим начислением суммы налога (НДФЛ) в соответствии с гл. 23 НК РФ (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-05/4-348). Если же вы документально докажете представительский характер этих расходов, то налоги не придется уплачивать ни организации (налог на прибыль в размере 20%), ни работникам (налог на доходы физических лиц в размере 13%).
В приказе необходимо раскрыть цель намеченного мероприятия, ее производственную необходимость и экономическую обоснованность (важно отметить, что данное мероприятие направлено на получение дохода).
С приказом необходимо ознакомить всех лиц, указанных в качестве участников мероприятия.
Программа мероприятия и смета расходов
В программе мероприятия также необходимо отразить его цель, которая преследует получение дохода (как и в приказе). Здесь указываются представители обеих сторон (приглашенной и приглашающей). Отражаются даты, время и место проведения мероприятия.
Этот документ также является подтверждением официального характера мероприятия, его экономической оправданности. Поэтому к его оформлению следует тщательно подойти и иметь в комплекте все документы, обосновывающие проведение официального мероприятия. Обычно он разрабатывается ответственным за мероприятие лицом и утверждается руководителем. См. Пример 2.
Пример 1
Свернуть Показать
Пример 2
Свернуть Показать
Пример 3
Свернуть Показать
И уже на основании утвержденной программы составляется смета расходов. В ней перечисляются статьи затрат, которые будут произведены в рамках конкретного мероприятия, с указанием максимально предусмотренных сумм по каждой статье, а также итоговых данных.
Следует отметить, что при отсутствии сметы представительских расходов могут возникнуть претензии со стороны контролирующих органов. Для них это будет означать ситуацию, когда предприятие даже приблизительно не имеет представления, во сколько ей обойдется запланированное мероприятие... и свою позицию организация будет вынуждена отстаивать в суде.
Разрабатывается данный документ лицом, назначенным в приказе. Утверждается смета руководителем предприятия. См. Пример 3. Т.к. документ финансовый, то на него нужно поставить печать организации (ее оттиск удостоверяет подпись руководителя в грифе утверждения).
После утверждения сметы лицу, отвечающему за проведение официального мероприятия, выдаются денежные средства под отчет по расходному кассовому ордеру.
Для этого на предприятии оформляется письменное заявление подотчетного лица, составляемое в произвольной форме и содержащее резолюцию руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются. Подотчетное лицо не позднее 3 рабочих дней после указанной даты должно отчитаться по этим деньгам, составив авансовый отчет.
Отчет о проведении официального мероприятия
По окончании представительского мероприятия составляется итоговый документ - отчет (см. Пример 4). Его готовит лицо, ответственное за организацию мероприятия, и утверждает руководитель. В отчете необходимо отразить: цель и результаты мероприятия; дату, место и время проведения; программу мероприятия; состав участвующих лиц.
Следует отметить, что действующее налоговое законодательство не ставит признание произведенных затрат представительскими расходами в целях исчисления прибыли в зависимость от факта достижения поставленной перед мероприятием задачи. Например, если целью мероприятия было заключение договора, то затраты на его проведение в любом случае будут учтены как представительские расходы (при выполнении озвученных выше условий) независимо от того, будет ли заключен желанный договор.
Отчет обязательно должен отразить результаты проведенных переговоров. А результатом может быть не только подписанный контракт или дополнительное соглашение к договору, но и документ о намерениях или запись о том, что стороны договорились рассмотреть предложения друг друга в течение определенного периода (например, месяца).
Очень важно, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью предприятия. Именно отчет должен это подтвердить.
Пример 4
Свернуть Показать
В нем же указываются и культурные мероприятия, проводимые для приглашенной стороны, т.к. все затраты на его проведение должны быть отражены в отчете (иногда для этой цели служит отдельный акт). В любом случае все перечисленные в отчете расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, которые перечисляются и прикрепляются к авансовому отчету подотчетного лица. А в отчете о проведении представительского мероприятия достаточно указания общих сумм по каждой статье затрат. Удобно оба отчета составлять одновременно .
Для подтверждения расходов на товары, работы, услуги, необходимые для подготовки и проведения мероприятия, нужно собирать первичные бухгалтерские документы (кассовые, товарные чеки, накладные, акты приема-передачи, счета, договоры, заключенные в рамках мероприятия, счета-фактуры и т.д). Важно, чтобы эти документы были оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 Закона № 402-ФЗ . В случае отсутствия или неправильного оформления какого-либо первичного документа проверяющие органы просто исключат соответствующие затраты из расходов и они подпадут под налогообложение прибыли.
Прежде чем привести примеры различных ситуаций, демонстрирующих, когда какие первичные документы нужно собирать и сохранять, обратим ваше внимание на один принципиальный момент. В примерах будут приведены номера форм первичных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Но с 01.01.2013 унифицированные формы не действуют, и каждая организация должна утвердить приказом руководителя свои формы первичных учетных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона № 402-ФЗ. На практике организации продолжают пользоваться формами первичных учетных документов из ранее действующих альбомов унифицированных форм , просто утвердив их же своим приказом (тогда при распечатке такой формы в ее шапке больше не делают ссылки на постановление Госкомстата, которым она была утверждена).
Для чего мы объясняем эти тонкости? Дело в том, что при сборе первичных документов вам необходимо будет не только обращать внимание на их наименование, но и проверять на предмет соответствия требованиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ (наличие обязательных реквизитов).
Если все обязательные реквизиты присутствуют, то проблем с контролирующими органами не возникнет. Если сами обнаружили ошибку, следует обратиться к поставщику с просьбой о замене документа на новый - правильно оформленный.
Пример 5
Для подтверждения каких расходов какие первичные документы нужно собирать
Свернуть Показать
Если предприятие заказывало услуги такси для доставки приглашенных лиц до места официальной встречи, то целесообразнее всего заключить договор с транспортной компанией об оказании этих услуг. По окончании мероприятия от этой организации необходимо получить:
- акт выполненных работ с отражением произведенных поездок по дням и времени;
- счет-фактуру;
- путевые листы автомобилей, оказывающих транспортные услуги (форма № 3);
- счета на оплату.
Если же вы обращались не в организацию, а к «простому таксисту», то у него нужно получить чек ККТ на оплату проезда.
Цветы целесообразно заказывать у конкретных фирм, чтобы получить:
- счет-фактуру;
- счет на оплату (при безналичном расчете) или чек ККТ (при наличном расчете).
Если цветы приобретены в цветочном магазине, то необходимо иметь чек ККТ для подтверждения затрат.
Обычно сувенирную продукцию с нанесенной символикой заказывают не под конкретное представительское мероприятие, а сразу для разных целей оптом, поэтому к моменту подготовки представительского мероприятия такая продукция уже лежит на вашем складе. Для ее получения (списания) необходимо требование-накладная (форма № М-11).
Закупка продуктов для кофе-брейка. Целесообразнее всего приобретать подобную продукцию в больших супермаркетах, где оплата производится по карте. Такие магазины выдают:
- товарную накладную (форма № ТОРГ-12);
- счет-фактуру.
Эти документы не вызывают подозрений у проверяющих органов. Кроме того, на основании полученного счета-фактуры уменьшается сумма НДС, подлежащая перечислению в бюджет.
Если подобные товары приобретаются за наличный расчет подотчетным лицом, то ему необходимо сохранить полученный чек ККТ для оправдания произведенных расходов.
Для внутреннего перемещения товаров служит накладная унифицированной формы № ТОРГ-13.
Завтраки / обеды / ужины в кафе / ресторане, буфетное обслуживание силами сторонней организации. Данные расходы оформляются:
- счетами,
- договорами на оказание услуг,
- заказ-счетами (форма № ОП-20),
- актами на отпуск питания по безналичному расчету (форма № ОП-22).
Для отражения расходов на проживание в гостинице вам нужно взять чек ККТ или БСО - бланк строгой отчетности (письмо Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).
Приобретение билетов в театр (на концерт). Прежде всего необходимо сохранить сами билеты, по которым приглашенные гости наслаждались культурной программой.
Если билеты приобретались у фирмы, то можно также подтвердить расходы накладной на приобретение входных билетов (форма № ТОРГ-12).
Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Если переводчик был нанят путем подписания договора с фирмой, оказывающей подобные услуги, то подтверждающими документами будут:
- оригинал подписанного двухстороннего договора;
- акт выполненных работ;
- счет-фактура;
- счет на оплату.
Если переводчик нанимался лично по договору подряда, то необходимо иметь:
- этот договор подряда;
- акт выполненных работ с перечислением оказанных услуг (там должно фигурировать ваше мероприятие, его время и дата);
- платежный документ за оказанную услугу (расходный кассовый ордер либо платежная ведомость, платежное поручение на перечисление денег по указанным переводчиком реквизитам).
Обратите внимание: представительские расходы являются нормируемыми - включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором прошли представительские мероприятия (п. 2 ст. 264 НК РФ). Это правило действует в организациях с обычной системой налогообложения.
А вот налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), вообще не вправе учитывать представительские расходы в целях налогообложения. Т.е. расходы-то они могут понести, но налоговые органы это просто проигнорируют и попросят с этих сумм уплатить единый налог - и все согласно действующему законодательству, основываясь на п. 1 ст. 252, п. 1 и 2 ст. 346.16 НК РФ, а также письме Минфина России от 31.07.2003 № 04-02-05/3/61.
Сноски
Свернуть Показать
1.1. Настоящее положение определяет порядок формирования и расходования средств, выделяемых на представительские расходы организации, порядок проведения представительских мероприятий и предоставление отчетности по ним.
1.2. Основной целью проведения представительских мероприятий является либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации.
1.3. Представительские расходы - это расходы организации на официальный прием и (или) обслуживание представителей приглашенных организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации, независимо от места проведения указанных мероприятий.
2. Виды представительских расходов
2.1. Организация самостоятельно определяет время, место, бюджет и порядок проведения представительских мероприятий.
2.2. Расходование средств на проведении представительских мероприятий может производиться по следующим направлениям:
2.2.1. расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей приглашенных организаций, участвующих в переговорах, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах;
2.2.2. транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
2.2.3. буфетное обслуживание во время переговоров;
2.2.4. оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
3. Финансирование представительских расходов
3.1. Источником формирования представительских расходов являются доходы, полученные организацией от предпринимательской деятельности.
3.2. Представительские расходы по источнику финансирования относятся на расходы организации, связанные с уставной деятельностью.
3.3. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода не могут превышать 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
3.4. Контроль за соблюдением предельных размеров представительских расходов осуществляется бухгалтерской службой организации.
4. Порядок использования и учета средств на представительские расходы
4.1. Принимая решение о проведении официального приема (встречи), руководитель организации издает приказ о направлении приглашения на деловую встречу, содержащий в обязательном порядке цель прибытия представителей приглашенной организации.
4.2. В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и со стороны организации, и со стороны приглашенных.
4.3. Также в бухгалтерию должна представляться утвержденная руководителем организации смета представительских расходов, составленная на основании применяемых в организации норм расходования средств на отдельные виды представительских расходов.
4.4. После утверждения сметы представительских расходов лицу, ответственному за проведение мероприятия, в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.
4.5. В течение трех дней с момента окончания мероприятия ответственный за его проведение составляет отчет о произведенных представительских расходах с приложением к нему первичных расходных документов и вносит в кассу неизрасходованные денежные средства.
4.6. Отчет о произведенных представительских расходах представляется в комиссию для проведения проверки правомерности списания представительских расходов.
4.7. Расходы, связанные с оборудованием места проведения мероприятий, к представительским расходам не относятся. Приобретенные материальные ценности подлежат приходу и отражаются в бухгалтерском учете организации.
4.8. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы устанавливается приказом по организации.
4.9. Состав и суммы расходов, относимых на уменьшение налогооблагаемой базы для исчисления налога на прибыль, определяются в соответствии с действующим налоговым законодательством РФ.
4.10. Иные расходы, связанные с проведением представительских мероприятий, осуществляются за счет средств, остающихся в распоряжении организации после налогообложения.