›

Штрафы за использование корпоративной карты. Налоговики смогут блокировать корпоративные карты компаний

Корпоративные банковские карты все шире применяются в расчетах с подотчетными лицами. Это платежное средство удобно использовать для оплаты командировочных, представительских и хозяйственных расходов организации. С помощью корпоративной карты работник может оплачивать товары, услуги безналичным путем, а также получать наличные на расходы в банкоматах и банках. Какой из видов корпоративных карт выбрать, как их оформить и как отражать в учете связанные с ними операции, расскажем в статье.

Какие преимущества дает использование корпоративной банковской карты?

1) Работник получает круглосуточный доступ к денежным средствам организации.

2) Рублевые средства автоматически конвертируются в валюту платежа при оплате услуг за рубежом.

3) Сокращается документооборот, упрощается учет и экономится время.

Деньги выдаются под отчет, минуя кассу. Бухгалтеру не нужно выписывать чек и получать наличные в банке. Не надо приходовать наличные в кассу, выдавать их работнику и оформлять кассовые документы. Не нужно делать записи в кассовой книге (постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20.12.2012 N А03-6142/2012 и Третьего арбитражного апелляционного суда от 30.01.2013 N А33-15574/2012).

Работнику не нужно писать заявление на получение денег под отчет и визировать его у руководителя, как того требует пункт 6.3 Порядка ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

4) Работник может получить подотчетные средства, даже если не отчитался по ранее полученной сумме.

Не нужно выполнять требование пункта 6.3 Порядка ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У), согласно которому наличные из кассы под отчет выдаются при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме. Ведь в данном случае кассовые операции не осуществляются.

5) При расчете корпоративной картой не нужно соблюдать лимит расчета наличными.

Напомним, в настоящий момент предельный размер расчетов наличными в рамках одного договора составляет 100 000 рублей (п.6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 N 3073-У). Данное ограничение при оплате расходов корпоративной картой не действует, так как речь идет о безналичных расчетах. При этом организация может установить свой лимит расчетов корпоративными картами.

Важно также отметить, что в случае снятия подотчетником наличных с карты через банкомат и дальнейшей оплаты ими товаров (работ, услуг) от лица организации требуется соблюдать лимит.

6) Расходы, производимые с использованием карты, работник может контролировать в режиме online.

7) Снижаются расходы и риски, связанные с получением, перевозкой и хранением наличных денежных средств.

Какие виды корпоративных карт существуют?

Юридические лица могут открывать на своих сотрудников следующие виды банковских карт (Положение Банка России от 24.12.2004 N 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием»):

– Дебетовая карта. Используется для совершения операций ее держателем (работником) в пределах расходного лимита – суммы денежных средств организации, находящихся на ее банковском счете. К такой карте может быть предусмотрен овердрафт – кредит, предоставляемый банком организации при недостаточности или отсутствии денег на ее счете;

– Кредитная карта. Используется для совершения ее держателем (работником) операций за счет денежных средств, предоставленных банком организации в пределах расходного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

И те и другие корпоративные карты могут быть именными и неименными.

Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Его имя и фамилия указываются на лицевой стороне карты. Иные лица не вправе осуществлять операции по ней.

Неименные карты выпускаются на компанию. Обезличенной корпоративной картой может пользоваться любое лицо из утвержденного списка подотчетников. В случае увольнения сотрудника и поступления на работу нового подотчетника не придется перевыпускать карту.

На практике наиболее распространенными в использовании являются дебетовые корпоративные карты. Они могут быть выпущены либо к специальному карточному счету , либо к расчетному счету организации.

Плюсом привязки корпоративных карт к расчетному счету является то, что подотчетные лица в любое время суток имеют открытый доступ к денежным средствам организации. Это же является и недостатком таких карт с точки зрения сохранности средств на счете. Однако доступ к ним можно ограничить, установив по картам лимит.

Денежные средства, переведенные на специальный карточный счет, отделены от основных денег организации. Для его пополнения средства необходимо перечислить с расчетного счета организации. Ранее недостатком открытия специального карточного счета являлась необходимость сообщать об этом в налоговый орган и внебюджетные фонды. Однако обязанность сообщать об открытии (закрытии) счетов в банках и ответственность за неподачу таких сообщений отменена:

– с 01.05.2014 – для сообщений в ПФР и ФСС (Закон от 02.04.2014 N 59-ФЗ);

– с 02.05.2014 – для сообщений в ИФНС (Закон от 02.04.2014 N 52-ФЗ).

Как оформить корпоративные банковские карты?

Договор с банком

После того как сделан выбор в пользу какого-либо вида корпоративных карт, заключается договор с банком об их выпуске и обслуживании. Банк-эмитент устанавливает условия выпуска корпоративных карт, перечень необходимых документов, тарифы за обслуживание и пр.

Как правило, к договору банк требует приложить следующие документы:

  • список сотрудников организации, которые будут пользоваться картами;
  • заявления сотрудников на выпуск карт;
  • доверенности от организации на сотрудников-держателей карт;
  • документы, необходимые для открытия рублевого (валютного) карточного расчетного счета, и др.

Локальный нормативный акт

Чтобы лучше организовать учет и контроль за расходованием денег организации, рекомендуем разработать внутренний документ, в котором подробно прописать порядок использования корпоративных банковских карт. В частности, в него следует включить следующие основные положения:

Положение

Комментарий

Перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте

Важно, чтобы работники знали и понимали, что корпоративные карты нельзя использовать для оплаты личных покупок. Корпоративными картами можно оплачивать расходы, связанные исключительно с деятельностью организации, такие как командировочные, представительские, хозяйственные.

Лимиты расчетов по корпоративным картам

Для каждой корпоративной карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Организация может установить как постоянные, так и временные лимиты. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно определить лимиты на разные категории трат: снятие наличных, предельный размер однократного безналичного списания, операции за рубежом и др.

Срок, в течение которого работник должен отчитаться по средствам, израсходованным с использованием корпоративной карты

Каких-либо временных рамок предоставления отчета для случаев безналичного расчета законодательство не устанавливает. Срок, установленный в пункте 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У для предоставления авансового отчета, распространяется только на случаи получения наличных из кассы организации. Поэтому работнику нет необходимости сдавать авансовый отчет после каждой покупки, оплаченной с помощью корпоративной карты. Делать это можно реже. Выбранный организацией срок целесообразно закрепить в локальном акте.

Форма авансового отчета

Для авансового отчета по использованию корпоративной карты организации могут применять как унифицированную форму N АО-1, так и самостоятельно разработанную, содержащую все обязательные реквизиты, поименованные в статье 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В первом случае, заполняя авансовый отчет, в строке «Получен аванс» работник укажет сумму, которую снял с карты. В ней же он пропишет сумму, которую потратил, рассчитываясь с помощью карты безналичным путем, и ту же сумму проставит в строке «Израсходовано».

Во втором случае за основу можно взять опять же форму N АО-1. В ней, к примеру, строку «Получен аванс» можно заменить строками «Получены деньги через банкомат по корпоративной карте» и «Использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов». Можно дополнить авансовый отчет по использованию корпоративной карты следующими сведениями:
– реквизиты корпоративной карты (ФИО держателя, тип, номер и срок действия);
– остаток денежных средств на карте на момент ее получения и возврата;
– информацию о пользовании кредитным лимитом.

Перечень основных документов, подтверждающих расходы

Расходы по карте подтверждают слип-чеками по покупкам и чеками терминала, если сотрудник получал наличные деньги через банкомат (пополнял карту наличными). В последнем случае к чекам прикладывают обычную первичку, подтверждающую расходы (чеки ККТ, квитанции БСО, накладные, товарные чеки и т.д.).

Порядок взыскания с работника средств при отсутствии или непредставлении в срок документов, подтверждающих целевое использование корпоративной карты

Средства, использованные с карты, по которым держатель не представил в установленный срок отчет или подтверждающие документы, удерживаются из его зарплаты в соответствии с трудовым законодательством.

Следует иметь в виду, что, по мнению налоговиков, если сотрудник своевременно не отчитался по расходованию денежных средств или не вернул полученные под отчет средства, у него возникает доход, с которого работодатель удерживает НДФЛ. Согласны с таким выводом и судьи (постановления Президиума ВАС от 05.03.2013 N 14376/12 и N 13510/12, ФАС Западно-Сибирского от 19.02.2014 N А45-25321/2012, ФАС Восточно-Сибирского от 24.01.2014 N А19-2278/2013).

С утвержденным в организации порядком применения и использования корпоративных карт их держателей следует ознакомить под подпись.

Можно обойтись без разработки внутреннего положения о порядке использования корпоративных карт как отдельного документа. Но тогда такой порядок должен быть прописан в других локальных нормативных актах. Например, в положениях о порядке возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах, а также представительских расходах.

Приказ, определяющий круг работников, которые вправе использовать корпоративные карты

Если организация открывает неименные карты, то передача их сотрудникам осуществляется на основании приказа руководителя. В случае увольнения сотрудника, поступления на работу нового подотчетника придется предоставить в банк обновленный приказ.

Договор о полной материальной ответственности

С сотрудниками-держателями корпоративных карт организации целесообразно заключить договоры о полной материальной ответственности, в которых описать недопустимость разглашения третьим лицам сведений о ПИН-коде карты, ответственность за нарушение установленного порядка ее использования, порядок возмещения ущерба. В этом случае организация вправе будет потребовать у сотрудника, виновного в недостаче средств на карте, возмещения полного действительного ущерба (ст.242 ТК РФ).

При этом следует иметь в виду, что работодатель не вправе заключать договоры о полной материальной ответственности с сотрудниками, должность которых или конкретная поручаемая им работа не предусмотрены в специальном Перечне, утвержденном постановлением Минтруда от 31.12.2002 N 85 (ст.244 ТК РФ, письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1). Ответственность таких сотрудников перед работодателем в случае недостачи средств на корпоративной карте установлена в пределах среднего месячного заработка (ст.241 ТК РФ).

Книга учета оформленных корпоративных карт

Выдачу и возврат корпоративных карт рекомендуем фиксировать в специальной книге учета оформленных корпоративных карт. Альтернативой такой книге может быть акт приема-передачи карты. Разработать формы этих документов организации могут самостоятельно (с учетом обязательных для первичных документов реквизитов).

Выдержка из книги учета оформленных корпоративных карт или акта приема-передачи карты

ФИО работника и его должность

Реквизиты карты (наименование банка, номер карты, срок ее действия, тип карты)

Остаток денежных средств на карте

Кредитный лимит

Подпись, подтверждающая факт передачи сотруднику конверта с ПИН-кодом

Иванов И.И.

1111111111111111

1000,00 руб.

50 000,00 руб.

Иванов

Большинство платежных карт имеет код CCV – код, запрашиваемый при оплате через Интернет (указан на оборотной стороне карты). Во избежание мошеннических действий целесообразно не указывать его в акте приема-передачи карты.

Как вести бухгалтерский учет корпоративных карт?

Основанием для отражения в бухгалтерском учете сумм операций, совершаемых с использованием корпоративных карт, является выдаваемый банком реестр платежей или электронный журнал. Обычно списание или зачисление денежных средств по карточным операциям производится не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей или электронного журнала из единого расчетного центра. Затем такие документы могут быть переданы организации.

Движение денежных средств на банковских картах может отражаться с использованием счета 55 «Специальные счета в банках» с выделением отдельного субсчета, например «Корпоративные карты» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина от 31.10.2000 N 94н).

При построении аналитического учета по этому субсчету необходимо исходить из условий использования корпоративных карт:

  • Если по карточному счету установлен неснижаемый остаток, то целесообразно открыть субсчета следующего порядка «Неснижаемый остаток», «Платежный лимит».
  • Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается в аналитике по каждому счету (каждому держателю карты).
  • Если к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт разных сотрудников, имеющих право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита, то появляется необходимость ведения аналитического учета в разрезе держателей карт.
  • Возможно открытие субсчетов второго порядка субсчета «Специальный карточный счет в банке» в разрезе хозяйственных, командировочных и представительских расходов в зависимости от организационных, экономических и других особенностей организации, а также в целях сближения бухгалтерского и управленческого учетов.

Бухгалтерские проводки, которыми отражаются операции с использованием корпоративной банковской картой, зависят от типа карты.

Дебетовая карта

Блок бухгалтерских проводок для дебетовой корпоративной карты

Дебет

Кредит

Операция

Карточные продукты банков предназначены не только для физических лиц. Юридические лица, индивидуальные предприниматели, могут воспользоваться для своей деятельности корпоративными картами, которые привязываются к расчетному счету.

Как учитываются в бухгалтерском учете карты, необходимые проводки, способы использования продукта, актуальные предложения банков 2019 года.

КК требуется для осуществления операций обычной финансовой деятельности: закупка товаров, производственных запасов, ГСМ, оплата расходов и услуг, представительских расходов и т. д. Это современный способ предоставления денежных средств под отчет, альтернатива использованию чековой книжки.

Применение в расчетах является удобным, они упрощают совершение операций, делают их более мобильными.

Достоинства корпоративных карт:

  • уменьшаются операционные расходы: клиенту не требуется снимать средства с расчетного счета, учитывать наличных, осуществлять проводки по выдаче денег под отчет, уменьшаются прочие расходы (за снятие наличных денежных средств через кассу банка);
  • возможность пополнения счета через интернет-банкинг, банкоматы;
  • возможность контролирования и лимитирования средств, предоставленных работнику: средства на карту, перечисляются в определенной сумме, при совершении операции, клиент оповещается смс-информированием;
  • отсутствуют ограничения по лимиту расчетов наличными денежными средствами в сумме 100 т. р.;
  • пользоваться продуктом можно круглосуточно;
  • возможность совершать операции через интернет;
  • получение преимуществ, бонусов от компаний-партнеров банка;
  • компания может открыть кредитную карту, когда не хватает собственных оборотных средств.

Операции осуществляются безналичным способом, поэтому обеспечивается их безопасность и защищенность. Пользователи могут использовать карты при нахождении за границей, что освобождает их от открытия валютного счета, или оформления деклараций.

Количество карт, привязанных к одному расчетному счету, определяется банком, а лимит по карточным расчетам устанавливается руководителем компании.

Программы банков

На сегодняшний день, предложения использования КК имеются во в многих банках, поскольку средства на расчетных счетах юридических лиц не страхуются в АСВ, выбирать кредитную организацию следует из самых надежных:

Банк Программа
Сбербанк Карта для бизнеса
Альфа Банк Международные корпоративные карты
ВТБ Международные расчетные банковские карты
Авангард Корпоративные карты
Промсвязьбанк Банковские карты для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
Россельхозбанк Корпоративные банковские карты

1 Сбербанк

Корпоративная карта Сбербанка предоставляет круглосуточный доступ к счету:

Параметры обслуживания:

  • первый год обслуживания бесплатный, если клиент подключен к пакету «Легкий старт»;
  • неограниченное количество карт к одному расчетному счету;
  • стандартное обслуживание 2500р. в год;
  • комиссия за внесение средств на карту 0,3%, максимально в день можно пополнять счет на 100 тыс. р.;
  • комиссия за снятие 1,4–3%, максимально в день можно снимать 170 тыс. р. с каждой карты, в месяц до 5 млн. р.;
  • смс-информирование 60 р./месяц;
  • льготный период по корпоративной кредитной карте 50 дней.

Клиент самостоятельно ограничивает лимиты по карточному счету: на снятие наличных, на сумму операций по счету в течение 1 дня и 1 месяца, общий лимит по карте.

2 Альфа Банк

Альфа банк предлагает клиентам воспользоваться международными корпоративными картами:

Предлагается три вида карт:

  • Международная корпоративная карта Visa FIFA – клиент участвует в программе лояльности банка FIFA
  • Международные корпоративные карты VISA International – чиповая карта с повышенным уровнем безопасности.
  • Международные корпоративные карты MasterCard Worldwide

Валюта счета рубли, доллары, евро.

Параметры обслуживания:

  • Бесплатный выпуск, стоимость ежемесячного обслуживания 299 р.;
  • Карты типа Visa Business Gold являются бесплатными в рамакх любого пакета услуг;
  • Опция Альфа Чек – 59 р./месяц;
  • Комиссия за снятие наличных по корпоративной карте 1,5%, за внесение наличных 0,4%;
  • Дневной лимит на снятие наличных 150–450 тыс. р., в месяц 750–1500 тыс. р. в зависимости от типа карты;
  • Количество карт не ограничивается;
  • Есть возможность подключить овердрафт, срок задолженности до 60 дней, срок договора до года, если у клиента высокая платежеспособность, ему может быть установлен беспроцентный период до 30 дней, условия кредитования устанавливаются индивидуально.

Контроль за счетом осуществляется из интернет-банка «Альфа-Клиент Онлайн» и мобильного банка «Альфа-Бизнес Мобайл».

3 ВТБ

Кредитная организация предлагает корпоративные карты для упрощения проведения расходов:

Предназначены для среднего бизнеса. Предлагается два пакета карт: Бизнес Классик, Бизнес Золото. Категории карт Business, Gold, Platinum.

Параметры:

  • ежемесячное обслуживание от 1200 до 2400 р. в зависимости от класса корпоративной карты;
  • количество карт не ограничено, срок действия 2 года;
  • возможность автоматического пополнения карточного счета;
  • для золотого пакета: услуги консьерж-сервиса, подключение страховых программ;
  • комиссия за снятие наличных 1%, лимит на снятие 300–600 тыс. р.;
  • максимальная сумма зачисления в день 100 тыс. р. через банкомат.

Бизнес карты являются международными, поэтому привилегии по ним распространяются на заграничные командировки.

4 Банк Авангард

Банк представляет именную корпоративную карту международной платежной системы:

Параметры:

  • валюта счета руб.;
  • срок действия карты 3 года;
  • количество карт к одному счету не ограничивается;
  • сумма неснижаемого остатка на счете 10 тыс. р.;
  • ежегодная комиссия за осуществление расчетов 600–1000 р.;
  • комиссия за выдачу наличных 3–10% в зависимости от суммы;
  • комиссия за пополнение счета через банкоматы банка не взимается, в иных случаях 0,3%%

На карту удобно перечислять командировочные и иные расходы, пользоваться ей за границей. Должностные лица могут пользоваться КК с одноразовыми паролями, подписывать документы в интернет-банке, мобильном банке.

5 Промсвязьбанк

Банк предлагает клиентам, имеющим расчетный счет в кампании, бизнес-карты:

Параметры:

  • выпуск карты бесплатно;
  • срок действия 4 года;
  • валюта счета рубли, доллары, евро;
  • лимит на снятие наличных 300–500 тыс. р./день, 3–7 млн. р./месяц.;
  • лимит на пополнение счета 500 тыс. р./день;
  • любые платежи по бизнес-карте 0 рублей.

Картой можно рассчитываться с поставщиками, закупать хозяйственные товары, оплачивать командировочные расходы.

6 Россельхозбанк

Кредитная компания выпускает корпоративные карты для юридических лиц, ИП, лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью:

Валюта счета – рубль. Выпускается два вида карт VISA Business MasterCard Business.

Параметры продукта определяются тарифным планом «Корпоративный»:

  • срок действия 1 год;
  • обслуживание 2 тыс. р.;
  • комиссия за снятие наличных в отделениях банка 1% от суммы, в банкоматах 2%;
  • в сутки можно снять 300 тыс. р., в месяц 500 тыс. р.;
  • запрещается пополнять счет наличными денежными средствами;
  • зачисление на счет осуществляется бесплатно;
  • осуществление операций производится бесплатно.

На каждого держателя может быть выпущено не более 1 КК.

Для использования банковской КК в производственной деятельности, компания должна разработать Положение об использовании карт и ознакомить с ним уполномоченных сотрудников под роспись.

В нем устанавливается перечень операций, которые можно осуществлять с помощью карты, должности лиц, которым могут быть предоставлены карты, определяются лимиты, ответственность и т. д.

На основании ст. 9 ФЗ № 402 разрабатываются первичные документы учета:

Перечень операций, которые могут совершаться по банковской карте определяется Положением от эмиссии карт №266-П.

Выдача КК на счетах бухучета не отражается. Учет карт осуществляется через специализированную программу 1С. Номер счета корпоративной карты 55.

Проводки по корпоративным картам:

Списания отражаются проводкой Дт. сч.71 Кт. сч. 55 (по рублевым операциям). Далее с сч. 71 средства списываются по целевому назначению: расчеты с поставщиками, с разными дебиторами и кредиторами, общепроизводственные расходы и т. д.

Поступления средств: Дт. Сч. 55, Кт сч. 51.

Операции по валютным корпоративным картам учитываются на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Как пользоваться корпоративной картой

Корпоративная карта оформляется в том банке, где открыт расчетный счет компании или индивидуального предпринимателя.

Способы открытия:

  • Обратиться в представительство кредитной организации по месту обслуживания расчетного счета;
  • Написать заявление через интернет-банк.

В заявлении указывается валюта счета, тип карточного продукта, данные на уполномоченное лицо, на кого регистрируется карта.

После принятия банком решения о предоставлении услуги, карты изготавливаются в течение 3–7 дней и передаются клиенту.

При открытии кредитной корпоративной карты или установлении к счету лимита овердрафта, клиент должен представить в банк финансовую отчетность компании, оперативные данные, в зависимости от лимита определиться с обеспечением и т. д. Параметры кредитования определяются банками индивидуально по клиентам.

После получения карт и оформления необходимых документов, они передаются уполномоченным сотрудникам для работы. Список сотрудников утверждается отдельным приказом. Выдача карты сотруднику оформляется актом приема-передачи, подтверждающим факт получения документа.

Ответственность за расходование средств по карте несет ее держатель в пределе установленного лимита. Он обязан своевременно отчитываться о произведенных операциях по счету, в противном случае, расходы по карте могут быть удержаны у него из заработной платы. Порядок отчета, сроки, форма, определяется руководством предприятия или индивидуальным предпринимателем.

Для учета движения корпоративных карт на предприятии должен быть заведен Журнал. В нем производятся записи о выдаче и возврате карт работником под роспись.

Ответы на вопросы

Можно ли пополнять счет корпоративной карты с карточного счета физического лица в Сбербанке?

Такая услуга кредитной организацией не предоставляется.

Как отказаться от корпоративной карты?

Если компания не желает пользоваться услугой, уполномоченный сотрудник долен предоставить в банк заявление о прекращении ее действия.

В заявлении указывается: количество карт, номер договора на обслуживание, номер расчетного счета, реквизиты карты, Ф.И.О. держателей.

Что делать при утрате корпоративной карты?

Если корпоративная карта утеряна или украдена, ее следует быстро заблокировать. Это делается через мобильный банк, по звонку на горячую линию Центра поддержки клиентов. После блокировки, клиент должен прийти в банк и написать заявление с причиной блокировки. Карта будет перевыпущена за отдельную плату.

Заключение

Банковские корпоративные карты в скором будущем полностью заменят чековые книжки. Соответствующие поправки в бухгалтерский учет вносятся на законодательном уровне. Кредитным организациям будет удобно контролировать расходование средств клиентами, существующие лимиты на снятие денег ограничат использование наличных средств при расчетах между организациями.

Компании получат удобный инструмент для осуществления операций, однако могут возникнуть трудности в связи отсутствием достаточного количества устройств самообслуживания, возможностью блокировки карты, а также тем, что пока еще карты не везде принимаются для расчетов.

В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.

В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.

Корпоративная карта - это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.

Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

По сути, оплата по корпкарте - это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.

Корпкарты бывают именные и неименные. Именная карта закреплена на конкретного сотрудника, например, директора. Если по такой карте расчёт совершил другой сотрудник - списания всё равно будут числиться на директоре, а значит, отвечать за покупки будет он.

Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное - отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное - не забывайте документы по каждой операции.

Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете - тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар - товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов - валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань - это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

  • только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
  • вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
  • легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Котик в офис - это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.

Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?

Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.

Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.

Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах - для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили - товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

– весь перечень и количество услуг или товаров;

– сумма оплаты;

– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок - дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке - тогда он будет полноценным закрывающим документом.

В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО - сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.

После трат за границей бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной - можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно - это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Можно снимать наличку по корпкарте?

Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так - выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз - безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

А вносить деньги на счёт?

Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:

  • делаете займ компании;
  • возвращаете средства;
  • вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств - это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка - бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.

Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

Часто рекомендуют вносить деньги на счёт через отделение банка, где будет чётко прописано назначение платежа. Дело в том, что при внесении денег через банкомат не указывается в комментариях цель внесения. А цель определить нужно, потому что у налоговой могут возникнуть вопросы, должны ли внесённые деньги облагаться налогами. Бухгалтеру при учёте важно сразу правильно отразить движение денег на соответствующих счетах учёта.

Чтобы не запутаться, заранее сообщайте бухгалтеру о каждом пополнении счёта через корпкарту, потому что любой такой взнос в банке отражается без комментария, а в учёте каждая ситуация отражается по-разному.

Запомните: если хочется что-то странное купить по корпкарте - спросите бухгалтера, сохраните чек и возьмите закрывающие документы. Или жмите зелёную кнопку «Подключиться» и присоединяйтесь к Кнопке: наши бухгалтеры сами напоминают о недостающих документах, безопасно снижают налоги и рассказывают риски.

Подсказала Балашова Елена - бухгалтер в Кнопке.

Рассказала всем Шиляева Марина - маркетолог.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме . Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь:)

Алексей, добрый день!

Преавторизация - процедура резервирования на Счете суммы денежных средств, в размере необходимого обеспечения исполнения обязательства Клиента перед своими контрагентами в соответствии с правилами соответствующей Платежной системы.

Применительно к ситуации бронирования гостиниц положения о преавторизации прописаны одним из банков следующим образом.

6.7.1. К проведению операций оплаты услуг бронирования проживания в гостинице (далее –Бронирование) допускаются ПРЕДПРИЯТИЯ, получившие разрешение БАНКА на проведение указанных операций в виде активации БАНКОМ специальной функции «Преавторизация» в программном интерфейсе Электронного терминала. В целях получения такого разрешения ПРЕДПРИЯТИЕ предоставляет в БАНК Заявку на активацию услуг для гостиниц по форме Приложения № 3 к настоящим Общим условиям.
6.7.2. В течение 10 (десяти) рабочих дней с даты предоставления ПРЕДПРИЯТИЕМ в БАНК Заявки на активацию услуг для гостиниц БАНК активирует в программном интерфейсе Электронного терминала возможность осуществления операций «Преавторизация» и проводит внеочередной инструктаж персонала ПРЕДПРИЯТИЯ по правилам оформления операций Бронирования.
6.7.5. При Бронировании ПРЕДПРИЯТИЕ обязано:
6.7.5.1. Объяснить Держателю карты условия предоставления услуги Бронирования;
6.7.5.3. Уведомить Держателя карты о процедуре отмены Бронирования во избежание списания со счета банковской карты суммы, равной стоимости однодневного проживания в забронированном помещении (плюс применимые налоги), в случае неявки Держателя карты;
6.7.5.4. Зарегистрировать путем выполнения на Электронном терминале операции «Преавторизация»:
 номер Банковской карты (как указано на карте);
 срок действия Банковской карты;
 трехзначный код безопасности CVV2/CVC2, указанный на оборотной стороне Банковской карты
(для Банковских карт Платежных систем Visa International/MasterCard Worldwide соответственно)
 имя Держателя карты, указанное на Банковской карте;
 адрес фактического проживания держателя.
6.7.5.5. Подтвердить Держателю карты стоимость забронированного помещения и местонахождение гостиницы, сообщить Держателю карты номер, подтверждающий бронирование. БАНК рекомендует ПРЕДПРИЯТИЮ подтверждать Бронирование письменно по факсу и/или по электронной почте с указанием номера бронирования и описанием процедуры отказа от бронирования.

В части корпоративных карт следует иметь ввиду, что они по сути являются альтернативной формой выдачи денежных средств под отчет сотруднику компании. Данные об этом сотруднике имеются в банке, как и доверенность от организации на пользование картой данному сотруднику в пределах установленного лимита.

Вот например как одним из банков регламентировано использование средств через корпоративную карту:

2.5. Денежные средства, находящиеся на Счете Клиента, могут быть использованы Клиентом в пределах Платежного лимита для целей:
– получения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с установленным Банком России порядком расчетов, связанных с деятельностью Клиента, в том числе - с оплатой командировочных и представительских расходов;
– оплаты расходов в валюте Российской Федерации, связанных с деятельностью Клиента, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;
– иных операций в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка
России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
– получения наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов;
–оплаты командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации.

В части законодательных запретов:

Федеральный закон от 27.06.2011 N 161-ФЗ (ред. от 18.07.2017) «О национальной платежной системе»

Статья 7. Особенности осуществления перевода электронных денежных средств

9. При переводе электронных денежных средств юридические лица или индивидуальные предприниматели могут являться получателями средств, а также плательщиками в случае, если получателем средств является физическое лицо, использующее электронные средства платежа, указанные в части 2 статьи 10 настоящего Федерального закона, либо физическое лицо, прошедшее процедуру упрощенной идентификации.
(часть 9 в ред. Федерального закона от 28.12.2013 N 403-ФЗ (ред. 05.05.2014))

С учетом изложенного, при расчетах между юридическими лицами от практики выставления счетов на данном этапе не уйти.

Использование корпоративных пластиковых карт все более популярно. Рассмотрим часто встречающиеся проблемы, связанные с использованием корпоративного «пластика», а также разногласия в законодательстве и способы минимизации налоговых рисков.

Получение любой пластиковой карты производится на основании Положения № 266-П от 24 декабря 2004 г. об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт (далее по тексту – Положение № 266-П). На карте практически всегда указываются имя и фамилия ее держателя; даже на корпоративной карте все равно будет выбито либо имя ответственного лица, либо номер, но никак не наименование организации. При этом к одному специальному банковскому счету может быть открыто несколько карточек, оформленных на разных лиц, работающих при этом в одной организации. Также можно каждую карту привязывать к отдельному счету, дабы в аналитическом учете отслеживать расходы в разрезе по каждому из держателей карт.

Расскажите налоговикам

При этом часто возникает необходимость проинформировать налоговую инспекцию об открытии новых счетов организацией. Если корпоративная карта выдается в привязке к новому банковскому счету на основании вновь заключенного договора с кредитным учреждением, то необходимо сообщить об этом инспекторам в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 23 НК РФ. Если же корпоративная карта выдается в дополнение к уже имеющемуся счету и никаких новых счетов в банке открывать не пришлось, то информировать об этом налоговый орган не надо. В подтверждение этого выступает и судебная практика: постановлением ФАС Уральского округа № Ф09-4730/10-С3 от 26 июля 2010 г. по делу № А60-7128/2010-С6 решение налогового органа о привлечении к ответственности за несообщение об открытии счета было отменено. Суд решил, что бизнес-счет не является счетом в том значении, которое придает ему налоговое законодательство, так как он открыт в целях обслуживания корпоративных банковских карт и при его открытии не заключается договор банковского счета, денежные средства третьих лиц на него не зачисляются, и стало быть, обязанность сообщать об открытии данного счета отсутствует.

Какие использовать счета

Согласно пункту 2.8 Положения № 266-П банк может включать в условия договора дополнительные услуги в виде совершения операций даже тогда, когда их сумма превышает остаток денежных средств на банковском счете или больше установленного лимита по овердрафту или кредиту. Если же таких условий в договоре по корпоративной карте не оказывается, то банкиры вправе отказать в проведении подобных операций либо же провести ее и в дальнейшем требовать возмещения по общим условиям исполнения требования на основании статьи 314 Гражданского кодекса РФ.

Специфика договора с банком на выдачу и обслуживание корпоративных карт влияет на аналитический учет по субсчету «Специальный карточный счет в банке» счета 55 «Специальные счета в банках». Нередко договором устанавливается обязательное условие о наличии на счете организации к дебетовой карте неснижаемого остатка, то есть минимальной суммы, которая постоянно должна сохраняться на счете. К этому субсчету бывает целесообразно открыть субсчет второго порядка. Также отдельные субсчета второго порядка необходимы, когда к единому корпоративному счету открыто несколько банковских карт. При перечислении денежных средств на специальный карточный счет клиент аналогично перечислению зарплаты на корпоративные карты передает в кредитную организацию ведомость с данными держателей, номерами карт и суммами на зачисление по каждой карте.

Если корпоративная карта выдается в привязке к банковскому счету на основании вновь заключенного договора с кредитным учреждением, то необходимо сообщить об этом в вашу налоговую инспекцию

После получения от держателей банковских карт первичных документов, подтверждающих совершение операций с использованием корпоративных карт, записи по счетам учета затрат корреспондируют со счетом 57 «Переводы в пути». Это необходимо из-за того, что выписка из банка по специальному карточному счету, подтверждающая фактическое списание денежных средств со счета организации, поступает обычно с небольшой задержкой. После получения банковской выписки суммы оплаты списываются на счет 55, субсчет «Специальный карточный счет».

Расходы на оплату комиссий банка за открытие и ведение карточных счетов отражаются в составе прочих расходов на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы».

По условиям договора может быть предусмотрено начисление процентов на остаток средств, находящихся на специальном карточном счете в банке. Суммы таковых отражаются в составе прочих доходов по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

Если в банковской выписке по итогам месяца отражено списание денежных средств, не подтвержденных документально подотчетным лицом, тогда эти суммы до представления оправдательных документов должны отражаться по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Одна на всех

Корпоративные карты очень удобны для расчетов с подотчетными лицами, особенно в командировках, так как всегда можно пополнить или заблокировать «пластик» при необходимости. Однако здесь нередко возникают сложности с признанием оплаченных такой картой расходов. Подотчетное лицо – это всегда один конкретный человек, а почти все документы по оформлению расходов в командировке персонифицированы. И если в рабочей поездке была группа сотрудников, а все расходы нес лишь один из них, то признать расходами подотчетного лица оплату билетов или счетов на проживание, а также суточных для других сотрудников будет затруднительно: передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22 сентября 1993 г.

Получается, что наиболее разумный выход для бухгалтера – либо открыть каждому командированному отдельную корпоративную карту, либо по старинке выдать наличными денежный аванс на командировочные расходы из кассы организации. Во всех иных случаях высока вероятность возникновения спора с налоговыми инспекторами. Тем же, кто готов постоять за свои права в суде, наверняка пригодится постановление Девятого арбитражного апелляционного суда № 09АП-12853/2007-АК от 8 октября 2007 г., признавшего допустимым приложение к авансовому отчету оправдательного документа, выписанного на другое лицо, но лишь при условии, что денежные средства фактически были использованы на нужды работодателя. Кроме того, в этом судебном решении сделан важный вывод о том, что нарушение положений пункта 11 Порядка ведения кассовых операций не может быть признано основанием для признания доходом работника и основанием для с сумм, полученных под отчет.

Запрещено?

Следующая острая проблема заключается в ограничениях, установленных для держателей корпоративных карт. В письме ЦБ РФ № 14-27/513 от 24 декабря 2008 г. предусматривается, что перечисление денежных средств на командировочные расходы подотчетному лицу на его банковскую карту допустимо, но только тогда, когда в коллективном договоре (или в локальном нормативном акте – приказе, Положении о командировках и т. п.) прямо предусмотрена такая возможность. Во всех остальных случаях, в том числе и для выдачи сумм под отчет на хозяйственные или представительские расходы, этим письмом такая возможность не предусмотрена.

Против этого порядка выступает судебная практика (см. постановление ФАС Северо-Западного округа № А52-174/2007 от 11 февраля 2008 г., где признана законной выдача средств на административно-хозяйственные расходы сотрудникам организации с расчетного счета на банковскую карточку подотчетного лица). Несмотря на запрет таких операций со стороны ЦБ РФ, штрафы за безналичную выдачу подотчетных средств в КоАП РФ не предусмотрены. А чтобы исключить любые претензии со стороны налоговых органов, следует строго соблюдать требования по оформлению такой операции в бухгалтерском учете и во всех необходимых документах.