Управление денежными средствами предприятия. Оперативное управление денежными потоками Регламент управления денежных средств

При построении системы управления денежными потоками важно оптимизировать соответствующие бизнес-процессы, для чего необходимо определить:

• состав ЦФО, по которым формируются и контролируются бюджеты денежных средств;
• участников процесса, то есть сотрудников компании, выступающих в роли инициаторов платежей, контролеров выполнения внутренних регламентов, акцептантов;
• обязанности и полномочия каждого участника бизнес-процесса, в частности по определению платежных лимитов, и ответственных за принятие решений по тем или иным платежам;
• временной график прохождения платежей, в частности установить сроки и последовательность прохождения заявок на оплату.

В дальнейшем это позволит сократить трудозатраты топ-менеджеров компании (генерального и финансового директоров) на контроль расходования средств. Если ранее им приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то теперь, когда суммы расходов утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль за денежными потоками можно возложить на финансового менеджера. Соответственно финансовый (генеральный) директор будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансовым менеджером.

Личный опыт

По моему мнению, четкая регламентация процессов управления денежными средствами позволит финансовому директору не отвлекаться на решение менее важных задач. Например, даже простое требование указывать при инициации счетов на оплату фамилию ответственного менеджера, который должен будет представить отчет по выплаченным суммам, дает возможность сократить трудозатраты финансового директора, а также неоправданное расходование средств. Следует отметить, что регламент управления денежными средствами позволяет избегать споров с линейными менеджерами о якобы несвоевременных оплатах: всем ясно, по какому принципу выделяются на это деньги. Кроме того, исключаются ситуации, когда менеджер за две минуты до окончания платежного дня приносит заявку на оплату с требованием обязательно заплатить сегодня.

Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают решить еще одну актуальную задачу - свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес-направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы (это может быть финансовый директор, финансовый менеджер) контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.

Личный опыт

В настоящее время на базе филиалов ОАО "РЖД" создаются дочерние и зависимые общества, которые пока не имеют опыта самостоятельной хозяйственной деятельности в рыночных условиях. С целью минимизации риска утраты активов при их передаче дочерним обществам в качестве временной меры на период их становления предполагается в ближайшее время перевести на казначейский принцип исполнения платежей дочерние и зависимые общества, стратегически важные для компании. Что касается системы казначейского контроля непосредственно в материнской компании ОАО "РЖД", то благодаря прямому подчинению казначейства топ-менеджменту компании мы исключили внеплановые платежи, приостановили финансирование расходных статей при невыполнении доходных, а также обеспечили точное соответствие движения денежных средств установленному плану и возможность построения достоверного отчета о движении денежных средств прямым методом.

Правильно построенная платежная система, безусловно, позволяет решить множество задач, стоящих перед финансовым директором. Однако необходимо помнить, что ни одна платежная система не защитит предприятие полностью от:

• злоупотреблений, связанных с использованием фирм-однодневок или "искусственным" завышением цен. Соответственно, должны проводиться другие мероприятия, в частности проверка контрагентов службой безопасности компании при заключении договора;
• ошибок, допущенных в ходе заключения договора. Процесс подписания договора должен быть адекватен по степени защиты от "человеческого фактора" процессу подачи заявки на оплату;
• расходов, возникновение которых не связано с моментом оплаты. В этом случае в заявке на оплату указан свершившийся факт расхода (например, подписанный уполномоченным лицом акт сдачи-приемки работ), поэтому сотрудник, принимающий решение об оплате, уже не может предотвратить расход.

Регламент платежей Оптимизированные бизнес-процессы управления денежными потоками закрепляются в регламентных документах, например в "Порядке прохождения платежей в компании". Эти документы утверждаются внутренним приказом и являются обязательными к исполнению всеми подразделениями компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, обязательно будет содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, ответственных за согласование, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.

Для наглядности удобно систематизировать эту информацию в табличном или графическом виде (см. табл. 1).

Личный опыт Андрей Кленин, финансовый директор сети универсамов "Патэрсон" (Москва)
Заявка проходит три уровня контроля. Руководитель ЦФО проверяет целесообразность и обоснованность данного расхода, сотрудник отдела планирования и бюджетирования - наличие лимитов в бюджете ЦФО на этот вид расхода в данном периоде, а сотрудник бухгалтерии - правильность оформления документов на оплату и отсутствие задолженностей по расчетам и представлению документов по данному контрагенту и сотруднику. На все проверки по внеочередным заявкам отводится два часа, по очередным - до двух рабочих дней. После этого заявка в зависимости от суммы и кодировки бюджета попадает к руководителю казначейства, финансовому или генеральному директору которые принимают решение об оплате. Затем заявка направляется в казначейство, которое в зависимости от времени поступления и очередности оплачивает ее в тот же день либо на следующий.

Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании "АГРИКО" (Москва)
В нашей компании разработан следующий график прохождения платежей. Все счета на оплату и хозяйственные договоры попадают в бухгалтерию, где проводится подготовительная "черновая" работа по проверке платежных реквизитов, сроков оплаты и др. После этого данные заносятся в реестр платежей, который направляется в казначейство, где платежи проверяются на соответствие утвержденному бюджету. При отсутствии денежных средств, достаточных для удовлетворения всех поступивших заявок, казначейство готовит предложения по перераспределению денег либо отменяет тот или иной платеж. Итоговый вариант реестра вместе с предложениями казначейства и платежными документами передается финансовому директору, который и принимает окончательное решение по оплате счетов.

Таблица 1. График прохождения платежей

Операция	Комментарий	Рабочие (банковские) дни
		1	2	3	4	5
Формирование инициатором платежа заявки в электронной платежной системе. Акцепт заявки руководителем ЦФО	Акцептованная руководителем ЦФО заявка автоматически поступает финансовому менеджеру	До 16 часов 1
Акцепт заявки финансовым менеджером		До 18 часов
Акцепт заявки финансовым директором (для заявок, требующих акцепта финансовым директором)			До 10 часов
Акцепт заявки генеральным директором (для заявок, требующих акцепта генеральным директором)			До 11 часов
Регистрация финансовым менеджером состояния заявок в электронной платежной системе			До 12 часов
Выдача по заявкам наличных денежных средств	Заявка, по которой денежные средства не были получены в течение трех дней, аннулируется		С 11 часов	В течение дня	В течение дня
Осуществление безналичных оплат по заявкам с приоритетом "1"	В случае целесообразности и наличия свободных денежных средств заявка может быть оплачена в более ранние сроки			До 14 часов
Осуществление безналичных оплат по заявкам с приоритетом "2"						До 14 часов
Осуществление безналичных оплат по заявкам с приоритетом "3"	Дата оплаты определяется финансовым директором					До 14 часов
1 Гарантированный срок выполнения операции.

Необходимо отметить, что хорошо проработанный регламент должен предотвращать сбои в управлении платежной системой, быть прозрачным и однозначно трактовать действия того или иного сотрудника. Однако это не всегда можно проверить, пока регламент не запущен в работу. Поэтому нормальной является практика, когда регламент корректируется в процессе использования и заново утверждается вместе с изменениями.

Личный опыт

Бизнес-процессы оперативного управления денежными потоками и формирования платежных документов в компании определены в Регламенте осуществления платежей. Этот документ описывает все этапы движения денежных средств - от инициации платежа бюджетодержателем до отправки платежных документов в банк. Инициатором платежа является структурное подразделение, в рамках бюджета расходов которого заключен соответствующий договор. На базе утвержденных финансовым директором бюджетов структурных подразделений на текущий год формируется ежемесячный план финансирования их расходов, что является основой для составления платежного календаря. Каждая заявка к оплате акцептуется руководителями структурных подразделений и утверждается "распорядителями кредитов" в соответствии с лимитами, установленными в их доверенностях. Функции составления и контроля исполнения платежного календаря и бюджета движения денежных средств возложены на департамент казначейских операций. Платежный календарь, составляемый одновременно с уточнением БДДС на каждый месяц, позволяет заранее выявить вероятную нехватку (либо избыток) денежных средств.

Михаил Булушев, финансовый директор ГК "Автомир" (Москва)
В нашей компании существует несколько регламентных документов, детально определяющих полномочия руководителей по инициированию платежей и процедуру визирования заявок на оплату. По всем платежам в зависимости от суммы ответственность закреплена либо за начальником дирекции, к которой относится ЦФО, либо за нижестоящим менеджером. Виза генерального директора нужна для некоторых видов платежей и только в случае превышения установленных при ежемесячном планировании ограничений. За выполнением регламентов следит финансовая дирекция. Платежный календарь составляется на календарный месяц по дням и еженедельно уточняется на ближайшую неделю.

Инициаторами платежей являются менеджеры служб предприятия, ведущие договоры. Они составляют поручение на платеж (утвержденной формы), которое акцептуется руководителем данного ЦФО, проверяется ответственным исполнителем казначейства, подписывается главным бухгалтером и руководителем казначейства и окончательно согласовывается с распорядителем кредитов (обычно финансовым директором, в особых случаях - генеральным). У нас это достаточно простая процедура, которая подробно прописана в специальном регламенте, утвержденном генеральным директором.

Пример регламента определения приоритета платежей торговой компании

Каждой статье расходования денежных средств присваивается один из следующих платежных приоритетов:

• приоритет первой очереди - платежи, задержка по которым может вызвать серьезные негативные последствия для компании, например штрафные санкции или ухудшение деловой репутации. К таким платежам относятся оплата налогов и погашение кредитов. Оплачиваются финансовой службой строго в соответствии со сроком платежа, указанным в заявке;
• приоритет второй очереди - платежи, по которым допустима задержка оплаты на срок до трех банковских дней без серьезных негативных последствий для компании (выплата заработной платы, оплата основным поставщикам);
• приоритет третьей очереди - платежи, по которым допустим перенос сроков оплаты более чем на три банковских дня. При невыполнении плана поступлений по выручке финансовая служба имеет право инициировать сокращение таких статей в бюджете или отмену таких платежей. Если финансовая служба изменила сроки платежа, указанные его инициатором в заявке на оплату, то она обязательно извещает инициатора об этом.

Приоритет платежей На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования денежных средств исполняется в полном объеме, соответственно общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денежных средств. Чтобы избежать кассовых разрывов, целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности или значимости. Статьи с наиболее высоким приоритетом оплачиваются в обязательном порядке, статьи с пониженным приоритетом - при выполнении дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов и др. оплачиваются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90% (см. "Пример регламента определения приоритета платежей торговой компании").

По мнению Антона Ходарева, финансового директора компании "Сапсан", в условиях нехватки денежных средств в первую очередь должны осуществляться выплаты по тем обязательствам, нарушение которых приведет к наибольшим финансовым потерям (выраженным в пенях и штрафах, простоях производства и др.).

Личный опыт

Александр Зайцев, заместитель директора казначейства ОАО "Аэрофлот"
Приоритетность платежей в нашей компании определяется сроками оплаты счетов и договоров, учитываемыми при составлении платежного календаря, который и устанавливает внутреннюю очередность платежей. Статьи расходов, позволяющие при необходимости сдвигать сроки оплаты счетов, предоставляют возможность для маневра при временном недостатке средств

Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании "АГРИКО" (Москва)
Очередность платежей в нашей компании определяется согласно текущему исполнению месячного бюджета движения денежных средств, в котором выплаты привязаны к соответствующим поступлениям. При этом учитываются условия расчетов по договорам и требования законодательства относительно крайних сроков уплаты налогов (например НДС).

Кроме того, высшее руководство обладает полномочиями по изменению очередности платежей.

Например, финансовый руководитель может поставить в "первую" очередь платеж, однако должен обязательно определить, за счет каких источников (в том числе дополнительных) он будет осуществлен или взамен какого платежа он может быть произведен без ущерба для финансовой устойчивости предприятия.

Формирование платежного календаря Основная цель платежного календаря - формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.

Платежный календарь может иметь разное представление в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений соответствующих сотрудников. Однако он обязательно должен содержать данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств обычно с разбивкой по дням и их источникам (см. табл. 2).

При формировании платежного календаря на месяц потребуется смоделировать распределение запланированных денежных потоков по неделям и дням (см. табл. 3). Понимание распределения расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей, например разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом.

Таблица 2. Пример платежного календаря, тыс. у.е.

Таблица 3. Пример распределения платежей, тыс. у.е.

Платежный календарь составляется на основании заявок на оплату, поданных и утвержденных в соответствии с регламентом прохождения платежей в компании. Все заявки регистрируются в реестре, в котором отражается необходимая информация о ходе согласования и оплате каждой из них (см. табл. 4).

Реестр может содержать и другую аналитическую информацию, необходимую для оперативного управления платежами, например название центра финансовой ответственности, к которому относится заявленный платеж, валюту платежа и соответствующий курс к валюте бюджетирования, название юридического лица, от имени которого будет осуществляться платеж, доступный лимит по статье платежа.

Личный опыт

Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО "Кулебакский металлургический завод"
Основным документом, определяющим величину и структуру платежей в текущем периоде, является платежный баланс предприятия. Он формируется на каждый календарный месяц плановым отделом на основании представленных соответствующими службами данных о планируемых объемах и условиях продаж продукции, закупок сырья и материалов, об объемах основного и вспомогательного производств, о фонде оплаты труда, начислении налогов и т.д. Платежный баланс предусматривает как суммы первоочередных платежей, так и выплат, относящихся ко второй очереди

Александр Романов, начальник отдела финансового контроллинга и прогнозирования департамента корпоративных финансов ОАО "Российские железные дороги"
В ОАО "РЖД" бюджет движения денежных средств (БДДС) представляет собой детализированный план, который строится в разрезе функциональных статей.
БДДС состоит из доходной и расходной частей, причем возможность финансирования ключевых расходных статей увязана с выполнением плана взыскания денежных средств по доходным статьям. Плановый БДДС формируется департаментом корпоративных финансов и доводится до филиалов компании до начала планируемого периода (квартал с разбивкой по месяцам). Контролирует исполнение БДДС департамент "Казначейство", к региональным представительствам которого "привязан" каждый филиал компании. За счет прямого подчинения аппарату управления ОАО "РЖД" этот контрольный орган не зависит от руководства региональных филиалов, что практически полностью исключает влияние "человеческого фактора". Департамент "Казначейство" контролирует исполнение БДДС и выявляет причины отклонений, а также предварительно анализирует каждую заявку на платеж на предмет соответствия бюджетам. Кроме того, между ОАО "РЖД" и банками, обслуживающими счета компании, заключены договоры банковского счета, предусматривающие невозможность приемки банком платежного поручения подразделения ОАО "РЖД" без его предварительного акцепта региональным казначеем.

Автоматизация бизнес-процессов финансового управления Для поддержки оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Выбранное программное обеспечение должно позволять:

• создавать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату);
• формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, бюджетов движения денежных средств, к примеру платежного календаря;
• реализовать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.). Например, заявки, неакцептованные начальником соответствующего ЦФО, и заявки на оплату не видны для других участников бизнес-процесса, но как только заявка акцептована, она автоматически направляется на рассмотрение финансовому менеджеру;
• разграничить права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании. К примеру, начальник ЦФО видит в системе только заявки по своему бизнес-направлению.

До сих пор достаточно много предприятий используют для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками Excel и прочие непрофильные программы, однако такой способ имеет ряд существенных недостатков: низкая оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблема двойного ввода данных. В настоящее время все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения, например, достаточно популярными являются решения на базе программ семейства "1С".

Личный опыт

Денис Яклаков, начальник управления финансового планирования и контроля ЗАО "ТД "Перекресток" (Москва)
Используемая в нашей компании автоматизированная система бюджетного учета, в которой реализована функция управления расходами, позволяет решить сразу две основные задачи. С одной стороны, проводится автоматический контроль заявок на соответствие бюджетным лимитам, с другой - утвержденные заявки формируют фактические данные об исполнении бюджета и операционного плана компании

Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО "Кулебакский металлургический завод"
В идеале система управления денежными потоками должна быть интегрирована в компьютерную информационную систему предприятия. К сожалению, на предприятиях, где я работал, для этих целей использовался в основном Excel. Замечу, что само по себе это не мешало системно планировать и контролировать поступления и платежи, формировать регулярную (ежедневную, еженедельную и ежемесячную) казначейскую отчетность при оборотах порядка 200-250 млн руб. в месяц. Однако такой подход предполагает существенные затраты времени на актуализацию и обработку данных.

Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании "АГРИКО" (Москва)
Автоматизация процесса управления денежными средствами существенно повышает скорость и качество принятия управленческих решений. У нас данный процесс реализован в программе Excel и, надо отметить, что проблем с использованием не возникает. Форматы и регламент заполнения таблиц создавались постепенно исходя из потребностей заинтересованных пользователей. В настоящее время параллельно с использованием Excel разрабатывается система управления денежными потоками на базе "1С:Предприятие", в которой мы стараемся учесть все наработки по управлению денежными средствами с помощью электронных таблиц.

Андрей Кленин, финансовый директор компании "Патэрсон" (Москва)
В нашей компании используется программное обеспечение на базе электронной почты, позволяющее участникам процесса работать в нем независимо от своего местоположения. Это очень удобно, если взаимодействуешь с 14 филиалами в трех часовых поясах. При этом, если человек уходит в отпуск, достаточно переадресовать его почту на заместителя, чтобы тот смог исполнять временно возложенные на него функции в платежной системе.

Таблица 4. Реестр заявок на 6 июня 2006 года

№	Оплатить до	Исполнение	Назначение платежа	Тип оплаты	Статья БДДС	Сумма, руб.	Согласование
							Руководитель ЦФО	ФМ	ФД	ГД
1201	1 июня	Оплачено	Оплата поставщику ООО "Нилит"	Б/нал.	Оплата основным поставщикам	20 000	+	+	+	0
1202	1 июня	Оплачено	Оплата поставщику ЗАО "ЭМИ"	Б/нал.	Оплата основным поставщикам	10 000	+	+	+	0
1203	1 июня	Оплачено		Б/нал.	Оплата основным поставщикам	10 000	+	+	+	0
1204	2 июня	Оплачено	Заработная плата за январь	Нал.	Заработная плата	98 000	+	+	0	0
1205	6 июня	К оплате	Покупка канцтоваров	Нал.	Хозяйственные расходы	9400	+	+	0	0
1206	6 июня	К оплате	Оплата поставщику ЗАО "Авангард"	Б/нал.	Оплата основным поставщикам	50 000	+	+	+	0
1207	7 июня	К оплате	Оплата за упаковочную линию	Б/нал.	Производственное оборудование	10 000	+	+	+	+
1208	8 июня	К оплате	Оплата поставщику ЗАО "ЭМИ"	Б/нал.	Оплата основным поставщикам	50 000	+	+	-	0
Условные обозначения: Б/нал. - безналичный расчет; Нал. - наличный расчет; ФМ - финансовый менеджер; ФД - финансовый директор; ГД - генеральный директор; "+" - заявка согласована; "-" - заявка не согласована; "0" - согласование не требуется.

Внедрение системы управления денежными потоками В заключение хочется подчеркнуть, что когда бизнес-процессы финансового управления определены и оптимизированы, а соответствующие регламенты разработаны и утверждены, начинается самое сложное - их внедрение в ежедневную практику работы компании. Перенос правильной платежной системы с бумаги на практику является наиболее трудоемким. В частности, сложно бывает искоренить внеплановые платежи, например платежи, которые являются типичными и предсказуемыми, но по каким-то причинам не запланированы, а также платежи, инициированные с нарушением внутренних правил.

Практика показывает, что если в компании более 5% платежей является внеплановыми или идут в нарушение внутреннего порядка осуществления платежей, то, скорее всего, это свидетельствует о неотлаженности внутренних бизнес-процессов управления денежными потоками, некорректных внутренних регламентах осуществления платежей либо проблемах с финансовой дисциплиной.

Личный опыт

Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО "Кулебакский металлургический завод"
В нашей компании, конечно, возникали небольшие трудности с персоналом при внедрении системы управления денежными потоками. Вызваны они были в основном изменениями в порядке принятия решений. Если в процессе разработки регламентов советоваться с сотрудниками независимо от должности о том, как сделать лучше, то сопротивления, скорее всего, не будет. А для преодоления сознательного сопротивления, особенно вызванного корыстными интересами, у финансового директора должно хватать "административного ресурса".

Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании "АГРИКО" (Москва)
При внедрении системы управления денежными потоками в первое время возникали конфликты с линейными службами, которым было достаточно трудно оценить ее пользу. Заручившись поддержкой руководства, финансовая служба проводила постоянную разъяснительную работу с коллегами, благодаря чему ситуацию удалось изменить. Уже через пару месяцев даже ярые противники признали, что после запуска системы прогнозируемость и скорость оплаты заявок возросли, что положительно сказалось на взаимоотношениях с контрагентами.

Автоматизация управления платежами в холдинге Виктор Шапкин, начальник отдела управленческой отчетности и ПЭО L"Etoile, Sephora ООО "Алькор и Ко", канд. экон. наук (Москва)

Нужно отметить, что управление денежными потоками будет результативным, если внутренние регламенты соблюдают все сотрудники. Если в компании сохранится ситуация, когда, например, генеральный директор или собственник может расходовать денежные средства в обход внутренних положений (например, на представительские расходы либо в качестве изъятия капитала из компании), то финансовый директор не сможет выполнять обязательства по обеспечению своевременности оплаты по заявкам, поданным в соответствии с регламентами. И наоборот, правильно организованные бизнес-процессы прохождения платежей позволяют финансовому директору гарантировать, что все заявленные платежи будут произведены в установленные сроки.

Для компании, имеющей несколько региональных филиалов, можно реализовать следующую модель бизнес-процессов управления денежными потоками. Инициатор платежа готовит бумажную заявку, в которой указывает параметры платежа: контрагент, срок, номер счета, статья бюджетного классификатора и т.д.

Заявка, подписанная владельцем бюджета, передается в финансовый департамент и вводится в учетную систему в качестве документа "Заявка на платеж". В филиалах компании заявка вводится сотрудником финансового департамента и автоматически передается в Москву.

Учетная система, в которой ведется управление денежными потоками, интегрирована с системой учета товарно-материальных ценностей, что позволяет автоматически формировать заявки на оплату товаров и материалов по данным счетов-фактур.

Все введенные заявки получают статус "Новая", который позволяет рассматривать их, но не дает возможности совершить платеж. Заявка имеет плановую дату оплаты. Далее она должна пройти два этапа: бюджетный контроль и постановку на оплату.

На первом этапе сотрудник, ответственный за бюджетный контроль, проверяет соответствие заявки лимиту, установленному в бюджете. Если заявка не проходит бюджетный контроль, то она приобретает статус "Недостаточно лимита" и требует дополнительного согласования и определения источников финансирования.

Следующий этап - рассмотрение заявки казначейством и постановка ее в график платежей. Для этого ей присваивается статус "К оплате". Это можно сделать как вручную, так и автоматически. Сотрудник казначейства может отклонить заявку либо приостановить ее, присвоив ей соответствующий статус, если у него возникают сомнения в правильности платежа. На основании заявок, которым присвоен статус "К оплате", строится график платежей на ближайшую неделю и утверждается финансовым директором. При рассмотрении графика платежей могут быть выявлены кассовые разрывы. В этой ситуации ответственный сотрудник принимает решение о возможности переноса отдельных заявок на другую дату. Платежи осуществляются через систему "банк-клиент" и только на основании заявки со статусом "К оплате". В филиалах, где нет возможности организовать автоматическую выгрузку платежных поручений в систему "банк-клиент", контроль исполнения заявки осуществляется на уровне разнесения выписки: все заявки поступают в систему, в которой ведется бухгалтерский учет, и при разнесении выписки платежи должны быть сопоставлены с заявками, по которым осуществлялся платеж. Если платеж не сопоставлен или совершен без заявки, то невозможно будет провести выписку в бухгалтерской учетной системе. Разнесенная выписка автоматически выгружается в Москву на следующий день после осуществления платежа. Казначейство, используя эту информацию, может проанализировать все произведенные компанией оплаты. Владельцы бюджета имеют доступ к заявкам в рамках своего ЦФО и могут оперативно отслеживать изменение статуса своей заявки.

Регламент БДДС (Бюджетирование движения денежных средств) на примере Производства

Целью любого регламента является упорядочивание деятельности участников бюджетного процесса при планировании, анализ и контроль исполнения бюджета движения денежных средств, а так же подробное описание всех значимых составляющих системы. В данной статье будет рассмотрен регламент Бюджетирование движения денежных средств на предприятии, в соответствии с установленными едиными методологическими правилами.

Цели регламента

Регламентом устанавливается состав данных, необходимых для формирования бюджета, порядок их предоставления, принципы учета и обработки плановой и отчетной информации, права и обязанности участников бюджетного процесса.

Ответственность за организацию работы согласно положений Регламента осуществляет Финансовый директор, обеспечивая неукоснительное выполнение регламентированных процедур всеми подразделениями и службами, а так же работниками организации.

Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование» обязателен для исполнения всеми указанными в нем службами, его исполнение может служить критерием оценки эффективности работы подразделения.

Функции системы бюджетирования движения денежных средств

К основным функциям системы бюджетирования ДДС относятся:

Для повышения эффективности деятельности системы бюджетирования предусмотрен матричный принцип распределения ответственности посредством организации планирования по горизонтали (по статьям бюджета) и по вертикали (по центрам/субцентрам ответственности).

Методология работы Регламента

Работа Регламента осуществляется в соответствии со следующими блоками.

1. Блок планирование ДДС (годовой план и план месяца)
1.1 Заполнение и проведение бюджетов ЦФО (для месяца: до начала планируемого месяца за 5 дней; для года: ноябрь).
1.2. Оптимизация плана ДДС и устранение кассовых разрывов (для месяца: до начала планируемого месяца за 3 дня; для года: первая неделя декабря).
1.3. Согласование плана ДДС в разрезе ЦФО с их руководителями (для месяца: до начала планируемого месяца за 2 дня; для года: 2-я и 3-я неделя декабря).
1.4. Утверждение генерального, операционных бюджетов ЦФО (для месяца: до начала планируемого месяца за 1 дня; для года: 4-я неделя декабря).

2. Блок платежей и текущего контроля
2.1. Заполнение и проведение реестра входящих платежей. На этом этапе осуществляется также контроль соответствия фактических входящих платежей плану в дневном и месячном разрезе.
2.2. Заполнение реестра исходящих платежей и его проведение. На этом этапе осуществляется также контроль соответствия фактических исходящих платежей плану в дневном и месячном разрезе.

Формирование исходящих реестров платежей проводится на основании заявок на платеж подаваемых в электронной (бумажной) форме

3. Прогнозирование
Прогнозирование представляет собой инструмент предоставления данных, касательно перспектив финансовой ситуации на предприятии на основе планов и фактических тенденций поступления и расходования денежных средств.

Другими словами, это процесс моделирования будущей ситуации на предприятии или фирме, который основан как на плановых, так и фактических показателях.

Механизм прогнозирования основывается на выборе базового периода. Базовый период представляет собой период, при выборе которого, данные с начала месяца (года) по выбранную дату (месяц) включительно берутся по фактическим движениям, далее - от следующего за базовой датой числа (месяца) до конца месяца (года) - по плановым движениям.

Наиболее эффективно за базовую дату брать последний период (дату), по которому факт уже заполнен.
Основная задача прогнозирования месяца - заранее предвидеть возможное снижение остатков денежных средств от плана или наступления кассовых разрывов.

Прогноз года необходимо осуществлять ежемесячно в конце месяца.

4. Контрольный блок
План-факт анализ соответствия планируемых и фактических платежей ДДС. Последовательность, ответственные лица и сроки проведения управленческих операций, указанных в таблице 1:

Таблица 1

	Операция	Ответственное лицо	Срок проведения	Документ
	Блок «Планирование ДДС»
	Заполнение и проведение бюджетов ЦФО	Ответственное лицо ЦФО (см. раздел 2 пункт 2.1.)	Для месяца: до 25-го числа каждого месяца, для года: ноябрь.	Форма «БДДС по ЦФО»
	Оптимизация плана ДДС и устранение кассовых разрывов	Экономическая служба	Для месяца: до 27-го числа каждого месяца, для года: 1-я неделя декабря	Форма «БДДС консолидированная»
	Согласование плана ДДС (ознакомление с планом) в разрезе ЦФО с их руководителями	Экономическая служба	Для месяца: до 28-го числа каждого месяца; для года: 2-я и 3-я неделя декабря
	Утверждение генерального бюджета	Финансовый директор	Для месяца: до 30-го числа каждого месяца; для года: 4-я неделя декабря	Распечатанные формы бюджетов
	Блок «Платежи и текущий контроль»
	Заполнение и проведение реестра входящих платежей	Бухгалтер, Коммерческий отдел	Ежедневно, до 10.00	Форма «Реестр Вх.»
	Предоставление счетов и прочих документов на оплату (или проведение заявок на оплату ЦФО в электронном виде)	Уполномоченное лицо ЦФО - Бухгалтеру	Ежедневно, до 9.00	Заявка на оплату
	Заполнение реестра исходящих платежей	Бухгалтер	Ежедневно, до 10.00	Форма «Реестр Исх.»
	Утверждение реестра исходящих платежей	Экономическая служба; Финансовый директор	Ежедневно, до 11.00
	Блок «Контрольный»
	Сопоставление плановых и фактических платежей	Экономическая служба	Ежедневно, в течение дня
	Запрос начальнику ЦФО по отклонениям бюджета	Экономическая служба	По мере необходимости. При отклонениях от текущего бюджета более 5 %.
	Обоснование отклонения от бюджета	Ответственное лицо ЦФО	В течение 4-х часов после поступления запроса	Форма запроса и обоснования в Приложении 2 Регламента
	Прогнозирование
	Прогноз месяца	Экономическая служба
	Прогноз года	Экономическая служба	Ежемесячно, при закрытии планирования месяца

* подписывается приказ на исполнение обязанностей по утверждению реестров и осуществление текущего контроля платежей в отсутствие основного исполнителя (Генерального директора).

Перечень бюджетов предприятия

Основным бюджетом, регламентирующим деятельность предприятия на месяц, является месячный бюджет ДДС (генеральный бюджет месяца).

Основным бюджетом, регламентирующим деятельность предприятия на год, является годовой бюджет ДДС (генеральный бюджет года.

Финансовая структура предприятия использует семь операционных бюджетов.

1. Основным бюджетом является генеральный бюджет движения денежных потоков (по году и по месяцу), составляемый в двух видах:

• план движения денежных потоков;
• факт движения денежных потоков.

2. Операционные бюджеты:

Таблица 2

Данные операционных бюджетов формируются как совокупность данных определенных статей ДДС.

Корректировка бюджета

В случае значительного изменения текущей производственной или финансовой ситуации на предприятии Генеральный бюджет месяца (года) может быть скорректирован по одной или нескольким статьям.
Заявка оформляется начальником ЦФО, ответственным за планирование и расходование средств по изменяемым статьям.

Причины корректировки бюджета:

• перенос денежных средств с одной статьи на другую;
• изменения результата движения денежных средств по ЦФО (изменения доходной или расходной составляющей).

Открытие планирования осуществляется на срок, указанный в служебной записке.

Оптимизация плана движения денежных средств

Оптимизация плана ДДС может быть следующих видов:

• первичная оптимизация, проводимая в период утверждения плана ДДС (блок «Планирование»;
• последующие оптимизации, проводимые после корректировки плана ДДС (блок «Текущая деятельность»).

Основными задачами оптимизации плана ДДС являются:

1. Устранение кассовых разрывов (недостатка денежных средств для оплаты счетов и прочей задолженности).
2. Планирование остатков денежных средств и повышение эффективности их использования.
3. Четкое финансирование запланированных проектов в целях выполнения стратегических планов предприятия.

Оптимизация плана ДДС осуществляется экономической службой.

Анализ исполнения бюджета финансовых потоков

При наличии план-факт отклонений в бюджете месяца ЦФО по статье, превышающее 10%, ответственное лицо (руководитель) ЦФО предоставляет служебную записку с описанием причин отклонений месячного бюджета.

Описание причин отклонений при превышении указанных предельных процентов осуществляется как при перерасходе, так и при экономии по статьям и относится как к доходным, так и расходным статьям.

Общий анализ исполнения бюджета осуществляется посредством план-факт анализа ДДС.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) является одним из основных инструментов финансового бюджетирования, изначально предназначенным для управления платежеспособностью и ликвидностью предприятия. Ведь современная компания ни в коем случае не должна допускать возникновения дефицита финансов. Также надо следить и за тем, чтобы не возникало неиспользуемого переизбытка денежной массы, поскольку средства всегда должны работать, принося организации прибыль за счет успешных финансовых операций.

При проведении консолидации БДДС нужно выстроить такой регламент, который бы позволил добиться максимально возможной определенности и точности выплат и поступлений денежных средств. В первую очередь это важно для предприятий, испытывающих проблему с ликвидностью и нехватку финансов.

Бюджетный регламент представляет собой совокупность внутренних документов и приказов компании, в которых описывается бюджетный процесс.

На многих отечественных предприятиях бюджетный регламент фактически заменяет собой приказ, в котором фиксируются сроки создания, утверждения и анализа бюджетной документации, где используется комплект шаблонов данных документов. Другие регулирующие бюджетный процесс правила часто оговариваются в устной форме.

Современные условия ведения бизнеса требуют, чтобы в каждой компании был сформирован собственный бюджет движения денежных средств, а также создан регламент БДДС . Кроме того, в работе необходимо , детализирующий движение денежных потоков по периодам с точностью до одного дня. Данный инструмент необходим для ежедневного оперативного управления финансовыми средствами.

Особенности бюджета движения денежных средств

Решение по автоматизации:

МОНИТОР ВНЕДРЕНИЙ

Проектная команда «ИТАН» завершила проект по автоматизации формирования управленческой отчетности в розничной сети Подружка. Проект внедрения осуществлялся по методике типового проекта и завершился через 4 месяца. В результате система управленческой отчетности на базе «ИТАН: Управленческий баланс ПРОФ» прошла опытную эксплуатацию, и позволяет оперативно получать такие отчеты как: ОБДР, ОБДДС, Отче

Руководство компании "Холодильник.ру" приняло решение о внедрении подсистем бюджетирования и управления денежными средствами на базе системы "ИТАН: Управленческий баланс". Внедрению будет производиться специалистами "Холодильник.ру" на базе типовых моделей компании ИТАН. Холодильник.РУ - российский интернет-магазин, специализирующийся на продаже всех видов бытовой техники отечественного и зарубежного производства. Проект отк

Компания «ИТАН» выиграла тендер на разработку и внедрение информационной системы корпоративного финансового управления в ГК «Терра Аури». Целью создания и внедрения информационной системы корпоративного финансового управления является автоматизация процесс

Специалисты компании «ИТАН» реализовали тестовый пример учета хозяйственных договоров в системе «ИТАН: Управленческий баланс» с интеграцией с существующей системой бюджетирования, управленческого учета и управления денежными средствами в группе компаний «Актион». В результате тестового анализа, планируются работы по внедрению подсистемы «Управление договорами». «Актион-Девелопмент» - динамично развивающаяся компания на рынке коммерческой недвижимости. Она имеет в собственности несколько

В октябре 2015 года руководство «НТЗ Волхов» приняло решение о внедрение автоматизированной системы от компании «ИТАН». подробнееВ октябре 2015 года руководство «НТЗ Волхов» приняло решение о внедрение автоматизированной системы от компании «ИТАН». Проект в целом планировался реализовать за 6 месяцев. В марте 2016 года «НТЗ Волхов» был запущен второй этап проекта: автоматизация консолидированной отчётности. В рамках данного этапа, специалисты «ИТАН» произведут настройку уп

Проектная команда "ИТАНа" завершила работы по автоматизации бюджетирования в медиагруппе "Актион". В результате проекта было автоматизировано формирование бюджетов доходов и расходов и движения денежных средств в разрезе статей, ЦФО и проектов.Проектная команда "ИТАНа" завершила работы по автоматизации бюджетирования в медиагруппе «Актион». В результате проекта было автоматизировано формирование бюджетов доходов и расходов и движения д

Специалисты компании «ИТАН» внедряют типовую модель управленческого учета подсистемы «ИТАН: Управленческий баланс» для конфигурации «1С: Управление торговлей 10.3» в компании «ТелекомИнвест». Специалисты компании «ИТАН» начали проводить совместные с Заказчиком работы по внедрению типовой модели управленческого учета подсистемы «ИТАН: Управленческий ба

Компания «ИТАН» и компания «Балтис» заключили договор о внедрении управленческого учета на базе «1С: Управление торговлей» и «ИТАН: Управленческий баланс». Основные работы по внедрению завершены, система проходит опытную эксплуатацию. «Балтис» - поставщик консервации из Латвии и продуктов питания оптом.

Проектный отдел «ИТАН» завершил доработку и внедрение системы управления договорами под специфику «Терра аури». В процессе настроек выполнены работы: Система «ИТАН: Управленческий баланс» в «1С:Бухгалтерию 3.0» Заказчика. Настроена модель управления договорами. Выполнена доработка по заполнению бухгалтерских документов из договоров. Настроен учет первичных документов по договорам. Расширена аналитика учета и планирования

В 2104 году компанией ПЛПК было принято решение об автоматизации управленческой учетной системы на базе программного продукта ИТАН: Управленческий баланс.Основными задачами являются автоматизация управления денежными средствами, бюджетирования и регламент документов. Систему управленческого учета планируется построить на имеющейся типовой конфигурации «1С: Управление производственным предприятием 1.3» с внедрением в нее конфигурации «ИТАН: Управленческий баланс 2.4». Внедрение будет выполнено

Компания «Диджимаркет» приобретала программный продукт ИТАН: Управленческий баланс в 2008 году с целью автоматизации управленческого учета на 1С: Управление торговлей. ПодробнееКомпания «Диджимаркет» приобретала программный продукт ИТАН: Управленческий баланс в 2008 году с целью автоматизации упр

Компания «Дизайн-Мода» обратилась к нам в сентябре 2014 года. В компании стояла задача по автоматизации управленческого учета группы компаний. Руководством компании было принято решение об автоматизации управленческой учетной системы на базе программного прод

20.01.2016. Стандартное внедрение управленческого учета в «Магурос» Подробнее.Сотрудничество с компанией «Магурос» началось с реализации тестового примера специалистами компании «ИТАН» по данным Заказчика. После реализации тестового примера, руководство компании «Магурос» приняло окончательное решение о внедрении ПП «ИТАН: Управленческий баланс». В компании «Магурос» будет решена задач

Дочернее предприятие Либхерр русланд инициировало комплексный проект по автоматизации финансового управления. Проект начнется с формализации учетной политики по МСФО. В настоящее время группа компаний включает десять отраслевых подразделений. Холдинговой компанией группы компаний Liebherr является Liebherr-International AG в Бюле (Швейцария), которая полностью принадлежит членам семьи Liebherr.

Старт совместного проекта по автоматизации управленческого учета в компании Музей на базе «ИТАН: Управленческий баланс». Интеграцию управленческой системы планируется проводить с «1С: Торговля и склад 7.7». Основными направлениями деятельности компании Музей является чай и кофе для предприятий сегмента HoReCa.

Автоматизация бюджетирования и казначейства в консалтинговой компании «Редль и партнеры» на базе «ИТАН: Управленческий баланс ПРОФ» Внедрена подсистема бюджетирования для планирования и контроля доходов и расходов. Подсистема управления денежными средствами проходит опытную эксплуатацию. Редль и Партнеры является многопрофильной консалтинговой компанией, специализирующейся на оказании профессионал

Специалисты компании «ИТАН» завершили проект по автоматизации план-фактного анализа выручки в компании «СТС Эвентим РУ» на базе конфигурации «1С: Бухгалтерия предприятия 2.0» подробнееСпециалисты компании «ИТАН» завершили проект по автоматизации план-фактного анализа выручки в компании «СТС Эвентим РУ» на базе кон

В 2011 году мы начали сотрудничество с компанией «Эдил-Импорт». В компании стояла задача по автоматизации управленческого учета, в связи с чем был приобретен программный продукт «ИТАН: Управленческий баланс».ПодробнееВ 2011 году мы начали сотрудничество с компанией «Эдил-Импорт». В компании стояла задача по автоматизации управленческого учета, в связи с чем был приобретен прогр

Компания Итан начала работы по внедрению типовой модели управленческого учета подсистемы «ИТАН: Управленческий баланс» для конфигурации «1С: Управление торговлей» в торговом доме «Красный треугольник». Торговый Дом «Красный Треугольник» предлагает широкий ассортимент конвейерных лент (транспортерной ленты) резинотканевых, а также и другой резинотехнической продукции (рукава,

Компания «Омсан Ложистик» начала сотрудничать с нами в середине 2011 года. Основной задачей была автоматизация системы учета и отчетности по МСФО.ПодробнееКомпания «Омсан Ложистик» начала сотрудничать с нами в середине 2011 года. Основной задачей была автоматизация системы учета и отчетности по МСФО. Руководством компании было принято решение об автоматизации МСФО на базе программного продукта «ИТАН: Управленческий баланс», с использован

Завершено внедрение системы управленческого учета на базе 1С управление торговлей 11 и итан управленческий баланс в кпи. Внедрение специалистами Итан было выполнено за 4 месяца. В результате кпи получил современный средство по ведению управленческого учета, и формированию управленческой отчетности. "Койл Продактс Интернэ

Компания «ACCOR» обратилась к нам в начале 2016 года. Основной задачей была автоматизация системы учета и отчетности по МСФО. подробнееКомпания «ACCOR» обратилась к нам в начале 2016 года. Основной задачей была автоматизация системы учета и отчетности по МСФО. Руководством компании было принято решение об автоматизации учета по МСФО на базе конфигураций «ИТАН: Управленческий баланс». Система «ИТАН: Управленческий баланс» повышает точность и своевременность финансовых планов, бюд

НПФ Сбербанка используют «ИТАН: Управленческий баланс» для целей бюджетирования, управления договорами и казначейства. Бухгалтерской службе потребовался инструмент по учету местоположению договоров. подробнееНПФ Сбербанка используют «ИТАН: Управленческий баланс» для целей бюджетирования, управления договорами и казначейства. Бухгалтерской службе потребовался инструмент

В компании «Миллхаус» уже была внедрена типовая модель по МСФО, для формирования отчетности по МСФО в USD.В компании «Миллхаус» уже была внедрена типовая модель по МСФО, для формирования отчетности по МСФО в USD. В связи с отличной от регламентированной функциональной валютой МСФО, в учете возникали расхождения сумм по применению положений по МСФО. Для решения данной задач

Компанией «ИТАН» выполнен проект по постановке финансового учета и отчётности по МСФО в филиале компании «Альпен фарма» - «Альпен Фарма Украина».подробнееКомпанией «ИТАН» выполнен проект по постановке финансового учета и отчётности по МСФО в филиал

Автоматизация бюджетного управления выполняется при помощи подсистемы «Бюджетирование», являющейся важным компонентом программно-методической системы «ИТАН: Управленческий баланс».Реализовано: 1. Автоматический расчет бюджета движения денежных средств на основании бюджета прибылей и убытков, с учетом коэффициентов, расчета НДС, расчета графиков платежей и планирования кассовых разрывов.

Отдел внедрения компании "ИТАН" завершил проект по внедрению и настройке подсистемы «Бюджетирование» конфигурации "ИТАН: Управленческий баланс" для автоматизации бюджетирования PL и формирования отчетности План-факт для «СТС Эвентим.Ру».Отдел внедрения компании "ИТАН" завершил проект по внедрению и настройке подсистемы «Бюджетирование» конфигурации "ИТАН: Управленческий баланс" для автоматизации бюджетирования PL и формиро

Специалисты компании "ИТАН" завершили работы по внедрению и настройке типовой модели "Консолидация данных" системы "ИТАН: Управленческий баланс" и типовой модели "Консолидация данных" для 11 информационных баз компаний, входящих в банковскую группу КБ "Энерготрансбанк" (АО).Специалисты компании "ИТАН" завершили работы по внедрению и настройке типовой модели "Консолидация данных" системы "ИТАН: Управленческий баланс" и типовой модели "Консолидация данных" для 11 информационных баз компаний, входя

ВНЕДРЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА И НА "ИТАН: УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ БАЛАНС" В «ГК СУМОТОРИ» Успешно завершено самостоятельное внедрение системы «ИТАН: Управленческий баланс» в «ГК СУМОТОРИ». Задачи автоматизации финансового учета ГК Сумотори: Автоматизация процесса подготовки индивидуальной и консолидированной финансовой отчетности на осн

Специалисты компании «ИТАН» завершили работы по настройке модели управления денежными средствами под специфику «HOMAX GROUP». В рамках настройки модели проведены следующие работы: Настроена аналитика ДДС и приоритеты платежей. Настроена модель бюджета ДДС. Выделены виды платежных операций и заявок. Настроена орг. структура и маршруты визирования заявок на платежи. Определены уровни доступа к заявкам и разделам бюджета ДДС. На

В компании стояла задача по автоматизации управленческого учета и бюджетирования. Для реализации этих задач, руководством компании было принято решение о приобретении программного продукта «ИТАН: Управленческий баланс». Сотрудничество с компанией «МИР ГАЗА» началось в ноябре 2014 года. В компании стояла задача по автоматизации управленческого учета и бюджетирования. Для реализации этих задач, руководст

В июле 2016 года в НПФ Сбербанка осуществился плановый переход на новую редакцию бухгалтерской программы: 1С:Бухгалтерия 3.0 + 1С:Управление НПФ 4.0, в которую встроена подсистема "ИТАН: Управленческий баланс", данная система применяется для бюджетирования, к

Компаний «ИТАН» выиграла конкурс на предмет автоматизации системы управленческого учета в холдинге «Yellow, Black and White». Подробнее.Компаний «ИТАН» выиграла конкурс на предмет автоматизации системы управленческого учета в холдинге «Yellow, Black and White». Руководство ГК Yellow, Black and White искало на рынке решение, которое сможет решить в короткие сроки следующие задачи: Осуществить загрузку бухгалтерских данных из текущих систем 1С. Реализовать сложную мет

Европейская юридическая служба повышает эффективность управления финансовыми ресурсами, путем внедрения системы «ИТАН:Управленческий баланс ПРОФ». Европейская Юридическая Служба является заметным игроком на российском рынке юридических услуг и сегодня признана одной из самых бы

Бухгалтерия НПФ Сбербанка обратилась к копании «ИТАН» для решения задач формирования сложного балансового отчета «Расчет собственных средств». Подробнее.Бухгалтерия НПФ Сбербанка обратилась к копании «ИТАН» для решения задач формирования сложного балансового отчета «Расчет собственных средств». К отчету был

В рамках проекта по автоматизации финансового управления компанией «ИТАН» завершен первый этап - автоматизация взаиморасчетов в управленческом учете. Далее планируется доработка оперативного учета, комплексное внедрение управленческого учета, бюджетирование и казначейство. «Али

Фирма TEL повышает эффективность финансового управления при использовании системы «ИТАН: управленческий баланс ПРОФ». Внедрение будет осуществляться силами ит-службы фирмы TEL. Сегодня группа TEL обладает собственной оптоволоконной сетью, которая охватывает всю Москву и ближайшее Подмосковье, с общей протяженностью свыше

Всего за 2 месяца, буквально с нуля, наши специалисты «ИТАН» написали подсистему для конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом. Теперь система позволяет правильное разнесение по учету статей, с удобным сценарным планированием бюджета на год. Дополнительно, мы подключили способ двойной проверки для надежности правильного расчета, следовательно, для эффективности финансового управления. Сотрудники «СТС Эвентим ру» уже успешно работают

Специалисты «ИТАН» завершили работы по автоматизации управления денежными средствами и перевода бухгалтерского учета на единую базу для компании «ВИКИМАРТ». В процессе проекта внедрения были выполнены следующие работы: Написано техническое задание по правилам конвертации 4 баз «1С:Бухгалтерия

Специалисты компании «ИТАН» завершили работы по настройке системы управленческого учета под специфику компании «Терра аури». В рамках проекта выполнены следующие настройки: Система «ИТАН: Управленческий баланс» в «1С:Бухгалтерию 3.0» Заказчика. Настроен план счетов управленческого учета. Настроена аналитика управленческого учета (6 признаков: ЦФУ, ЦЗ, Проект, Статья, Контрагент, Договор), и правила ее заполнения. Заполнено соответствие счетов РБСУ и упр. учета. Настро

В октябре 2015 года руководство «НТЗ Волхов» приняло решение о внедрение автоматизированной системы от компании «ИТАН». Подробнее.Финансовый отдел «НТЗ Волхов» уже давно рассматривали систему «ИТАН: Управленческий баланс» как хороший вариант решения задач авт

Проектный отдел компании «ИТАН» завершил первый этап постановки системы управленческого учета в «Невском трансформатором заводе «Волхов».подробнееПроектный отдел компании «ИТАН» завершил первый этап постановки системы управленческого учета в «Невском тр

Компания "Автобау" обратилась к специалистам компании "ИТАН" по рекомендации, для решения проблем формирования точной и оперативной управленческой отчетности.Компания "Автобау" обратилась к специалистам компании "ИТАН" по рекомендации, для решения проблем формирования точной и оперативной упр

Внедрение автоматизированной системыВнедрение будет проходить по методике типового проекта, с предварительным обследованием методики трансформации данных РСБУ в МСФО, и ее последующем описании в системе «ИТАН: Управленческий баланс». Компания Synovate Comcon является частью международной исследовательской сети Ipsos, входящей в тройку лидеров на мировом рынке. Глобально Ipsos представлена в 80 странах мира. В России Synovate Comcon и

Специалисты компании «ИТАН» успешно завершили проект по постановке и автоматизации системы финансового управления в «АКТИОН-ДЕВЕЛОПМЕНТ» и запустили системы в промышленную эксплуатацию.Специалисты компании «ИТАН» успешно завершили проект по постановке и автоматизации системы финансового управления в «АКТИОН-ДЕВЕЛОПМЕНТ» и запустили системы в пром

Для автоматизации учета на производстве, была рекомендована подсистема "ИТАН: Производственный учет", которая встраивается в существующую в "Текстайм" конфигурацию "1С:Управление торговлей 10.3 + ИТАН:Управленческий баланс", и решает задачи производственного учета и расчета себестоимости.Компания "Текстайм" успешно работает с конфигурацией "ИТАН: Уп

Компании «Миркон» ранее работала на программе «ИТАН: Оптовый торговый дом 7.7», которая в комплексе автоматизировала оперативный и управленческий учет торгового предприятия. подробнееКомпании «Миркон» ранее работала на программе «ИТАН: Оптовый торговый дом 7.7», которая в комплексе автоматизировала оперативный и управ

Компания "ИТАН" выиграла тендер по автоматизации финансового модуля в холдинге "Випсервис".Компания "ИТАН" выиграла тендер по автоматизации финансового модуля в холдинге "Випсервис". В рамках проекта «Финансовый модуль» будут внедрены следующие функциональные блоки: Управленческий учет Бюджетирование&

Компания «ИТАН» выиграла тендер на выполнение работ по созданию информационной системы управления имуществом, консолидированного управленческого учета и бюджетирования для группы ОАО «Военторг.Компания «ИТАН» выиграла тендер на выполнение работ по созданию информационной системы управления имуществом, консолидированного управленческого учета и бю

«НПФ Сбербанка» плодотворно работает с системой «ИТАН: Управленческий баланс» с 2013 года. Внедрены и успешно используется «ИТАН: Управленческий баланс» для целей бюджетирования, управления договорами, казначейства, учета местоположения договоров.«НПФ Сбербанка» плодотворно работает с системой «ИТАН: Управленческий баланс» с 2013 года. Внедрены и успешно используется «ИТАН: Управленческий баланс» для целей бюдже

Компания "ИТАН" завершила работы по настройке системы управленческого учета для компании "Музей". Проект внедрения длился два месяца, и в результате под потребности Заказчика была настроена модель управленческого учета.Компания "ИТАН" завершила работы по настройке системы управленческого учета для компании "Музей". Проект внедрения длился два месяца, и в результате под потребности Заказчика была нас

«Очаковский комбинат ЖБИ» внедряет современные технологии автоматизации управленческого учета на базе «ИТАН: Управленческий баланс ПРОФ». Внедрение планируется собственной службой ИТ. История «Очаковского комбината ЖБИ» началась в 1990 году, когда на базе цеха №3 «ЖБИ-10» образовалось самостоятельное предприятие.Из небольшой фирмы, в прайс-л

Специалисты компании «ИТАН» завершили работы по настройке системы «ИТАН: Управленческий баланс» в части ведения управленческого учета согласно учетной политики «HOMAX GROUP». Продукт «ИТАН: Управленческий баланс интегрирован в рабочую базу «1С:Управление производственным предприятием». В рамках настройки модели управл

Проектная команда «ИТАН» завершила проект по автоматизации бюджетирования по сложной экономической модели планирования в розничной сети Подружка. Проект внедрения осуществлялся по методике типового проекта и завершился через 6 месяцев. В результате модель бюджетирования прошла опытную эксплуатацию и Подружка сформировала бюджет на 2013 год уже в новой системе. В дальнейшем планируются работы по внедрению подсистемы «Управления денежными

Компания «ИТАН» выиграла тендер на предмет «Автоматизации казначейства и перевода бухгалтерского учета на единую базу», проводимый компанией «ВИКИМАРТ». В основе системы учета поставлена конфигурация «1С:Комплексная автоматизация», с внедренной в нее подсистемой «ИТАН: Управленческий

Компания «ИТАН» и холдинг «Регент» запускают совместный проект по автоматизации управленческого учета, бюджетирования и управления денежными средствами. Внедрение будет выполнено в основном отделом ИТ холдинга «Регент» с участием консультантов «ИТАН» по обучению и&n

Компания "ИТАН" начинает работы по проекту автоматизации консолидированного управленческого учета и бюджетирования группы компаний "АГАМА".Компания "ИТАН" начинает работы по проекту автоматизации консолидированного управленческого учета и бюджетирования групп

Специалисты компании «ИТАН» автоматизировали управление денежными средствами в медиагруппе «Актион». В результате «Типового проекта» были автоматизированы следующие бизнес-процессы по управлению денежными средствами: 1. Установка бюджетных лимитов по ЦФО, статьям бюджета и проектам; 2. Формирование, бюджетный контроль и электронное визированию заявок на платежи; 3. Формирование реестра платежей; 4. Постро

"Консультант", 2012, N 11

Для эффективного управления финансовыми потоками и четкого контроля за движением денежных средств необходимо специальное подразделение - казначейство. Многие крупные компании уже создали такие департаменты. Мы расскажем, как экономно организовать казначейство на малом или среднем предприятии.

Каждой компании приходилось сталкиваться с проблемой нехватки денежных средств: на счетах пусто, а требования кредиторов гасить надо. Как исправить ситуацию? Одни предприятия в этом случае повышают цены, другие прекращают инвестиционную деятельность.

Однако и то и другое чревато неблагоприятными последствиями для бизнеса. Ведь высокие цены грозят потерей конкурентоспособности, а отказ от инвестирования замедляет развитие компании.

Поэтому, для того чтобы исключить возможность возникновения кассовых разрывов и избежать негативных эффектов, требуется нечто другое. А именно качественно построенная и хорошо работающая система управления денежными средствами. Иными словами казначейство.

Функции и задачи казначейства

Основная функция казначейства - управление финансовыми потоками. Это предполагает планирование необходимого объема денежных средств в каждый момент времени и выявление периодов, когда возможен их недостаток или избыток. Управление финансовыми потоками позволяет рационально использовать ресурсы предприятия и избегать кризисных ситуаций.

Казначейство является частью финансового менеджмента, цель которого - постоянное повышение рыночной стоимости компании.

К оперативным целям казначейства можно отнести обеспечение потребностей компании в денежных средствах и оптимизацию денежных потоков. Каждая из этих задач требует внимания и определенных усилий.

Для того чтобы потребности предприятия в денежных средствах были удовлетворены, необходимо следующее:

• поддержание оптимального размера запаса денежных средств по центрам учета;
• устранение кассовых разрывов;
• анализ доступности денежных средств.

Оптимизация денежных потоков должна включать следующие элементы:

• использование системы KPI и контроль KPI;
• календарное (понедельное) планирование денежных средств и план-фактный анализ календарного плана;
• осуществление платежей в рамках бюджетных лимитов;
• контроль платежей (согласование каждой заявки на расход денежных средств) и осуществление платежей в рамках бюджетных лимитов;
• контроль за исполнением обязательств по договорам и управление дебиторской задолженностью.

Бюджет движения денежных средств

Одним из основных инструментов казначейства, который позволяет решать перечисленные задачи, является бюджет движения денежных средств (БДДС). Составление такого бюджета дает возможность спрогнозировать чистый денежный поток по видам деятельности: операционной, финансовой и инвестиционной.

Формируется БДДС, как правило, на достаточно длительный период (месяц, квартал) и в казначействе играет роль бюджетного лимита.

Составление БДДС обычно проходит в три этапа. На первом определяются объемы поступлений и выплат, на втором - объемы и структура внешнего финансирования. На третьем этапе происходит корректировка БДДС с целью обеспечения минимально необходимого остатка денежных средств.

Следует отметить, что для группы компаний важно, чтобы БДДС формировался как по каждому отдельно взятому предприятию, так и консолидированно. При этом форма бюджета должна быть унифицирована для всех предприятий структуры, иметь единую классификацию статей БДДС с учетом специфики всех лиц, входящих в холдинг, и единую структуру самого бюджета. Это позволит руководству анализировать и сравнивать финансовое состояние удаленных подразделений и принимать взвешенные решения о перераспределении свободных денежных средств между ними.

Календарь и заявки

Платежный календарь - инструмент казначейства, который позволяет прослеживать динамику платежей и оперативно синхронизировать поступления и выплаты, обеспечивая соблюдение приоритетов платежей.

С помощью платежного календаря можно определить приход и расход денежных средств, а также их остаток на начало и конец отчетного периода с детализацией до дня.

Система согласования и утверждения платежей выглядит следующим образом: сотрудник составляет запрос на поступление или выплату денежных средств, в котором содержится информация о цели расхода, получателе и дате операции. Ответственные лица рассматривают заявку, оценивая обоснованность суммы и даты платежа и проверяя ее на соответствие бюджетным лимитам.

В случае необходимости может быть принято решение об оплате сверхлимитных платежей или сроках переноса оплаты. После согласования и утверждения заявки осуществляется перечисление денежных средств.

Данный механизм является одним из самых эффективных способов контроля расходов и предотвращения нерационального использования денежных средств. Кроме того, заявки удобно использовать для формирования платежного календаря, реестра платежей на следующий банковский день и создания платежных поручений.

Определение приоритетности платежей

В повседневной практике возможно возникновение ситуаций, когда сумма заявок в определенный день превысит доступный объем платежных ресурсов. Именно с такими ситуациями помогает справляться механизм приоритетности платежей.

Для того чтобы установить приоритетность платежей, нужно последовательно выполнить несколько шагов.

Во-первых, требуется определить перечень статей расходов и их статус. По статусу статьи делятся (в большинстве случаев) на три группы:

• статьи, которые должны оплачиваться в первую очередь. Например , налоговые отчисления, расчеты с банками;
• статьи, оплачиваемые во вторую очередь. Например , затраты на приобретение материалов и комплектующих, арендная плата;
• статьи, платежи по которым осуществляются только после того, как исполнены платежи по первой и второй группам. Например , расходы на хозяйственные нужды компании.

Во-вторых, необходимо определить значимость контрагента для компании. В первую очередь должны оплачиваться счета, выставленные стратегическими партнерами, в долгосрочном сотрудничестве с которыми компания наиболее заинтересована.

Третьим шагом станет определение статуса договора. С одним и тем же контрагентом может быть заключено несколько договоров, а договоры эти не всегда равнозначны. Поэтому в условиях дефицита средств целесообразно определить приоритеты исполнения договоров, в соответствии с которыми будут оплачиваться выставленные счета.

В результате компания получит список статей с заранее установленными приоритетами и проранжированный список контрагентов и договоров. Это позволит оптимизировать платежный календарь, принимать решения о том, в какой последовательности целесообразно выполнять платежи, какие платежи можно отложить, а какие - нет.

При этом ответственным сотрудникам не придется каждый раз привлекать специалистов других отделов, чтобы определить приоритет отдельно взятой заявки. А это, в свою очередь, позволит сэкономить время работников и положительно скажется на взаимодействии подразделений.

Кому нужно казначейство?

Еще один важный инструмент системы управления финансами - нормирование остатков денежных средств. Норматив позволяет определять дефицит или избыток платежных средств и принимать решения по распоряжению ими в краткосрочной перспективе с целью получения максимального эффекта.

Все эти инструменты взаимосвязаны и вместе составляют единую систему, эффективность которой можно контролировать с помощью ключевых показателей.

Малому предприятию, для того чтобы оценить целесообразность внедрения системы казначейства, необходимо сравнить ожидаемый экономический эффект с предстоящими расходами на внедрение. А вот для крупной компании казначейство может оказаться спасательным кругом в кризисной ситуации.

Задуматься о внедрении казначейства необходимо в следующих случаях:

• если происходит увеличение количества контрагентов;
• предприятие имеет сложную организационную структуру;
• растут обороты, увеличивается количество казначейских операций и т.п.;
• предприятие ведет разноплановую деятельность.

Почему снижается эффективность?

Часто в компаниях функции казначейства выполняют различные подразделения. Например , финансовый директор утверждает отчетность, планово-экономический отдел планирует движение денежных средств, бухгалтерия отвечает за взаимодействие с банком.

Однако для достижения максимального эффекта от внедрения системы казначейства этого недостаточно. И связано это с различными факторами. В частности, для казначейства принципиально важно в каждый момент времени видеть реальный остаток денежных средств на расчетных счетах. Тогда как бухгалтерия проводит платежки только после получения подтверждения на бумажном носителе, что может занять несколько дней. В результате эффективность работы снижается.

Кроме того, проблемы могут возникнуть из-за неправильно построенной организационной структуры. Например , когда подразделение, отвечающее за договорные отношения или предоставляющее информацию о дебиторской и кредиторской задолженности, не подчиняется напрямую финансовому директору. В результате мотивация у подразделений разная, а эффективность управления финансами падает.

За управление денежными средствами должно отвечать отдельное специализированное подразделение, подчиняющееся напрямую финансовому директору. К функциям этого отдела будет относиться оперативное управление финансовыми потоками, основанное на организации взаимоотношений с банками, страховыми компаниями, различными фондами и другими финансовыми институтами.

Создание системы казначейства

Прежде чем начать работы по внедрению, необходимо определить цели и требования к системе, сроки и бюджет проекта, а также назначить ответственного.

Следующий шаг - это создание единой методологии управления денежными средствами компании. При этом методика учета и набор мероприятий для разных предприятий могут сильно отличаться.

Например , в маленькой фирме выполнять функции казначея и утверждать заявки на расход денежных средств может главный бухгалтер. В таком случае будет достаточно разработать форму заявки и БДДС.

Холдингу для организации централизованного казначейства потребуется более широкий набор мероприятий. Нужно будет определить денежные потоки с внешними контрагентами и расчеты внутри группы, назначить казначея для каждого юридического лица, разработать алгоритм согласования платежей, механизм консолидации БДДС и т.п.

Перед тем как приступить к разработке методологии, целесообразно составить план мероприятий. Это поможет контролировать работу по созданию методики, своевременно подключать к процессу различных сотрудников компании. Коротко план мероприятий выглядит так:

• анализ текущих бизнес-процессов движения денежных средств;
• описание будущих бизнес-процессов компании;
• определение центров финансовой ответственности;
• построение бюджета движения денежных средств;
• разработка процедуры согласования заявок и печатных форм;
• создание методики финансового планирования;
• формирование регламента выполнения казначейских функций;
• разработка методики оценки эффективности системы казначейства.

Количество мероприятий может быть сокращено. Если, например, в компании уже применяется система бюджетирования, то финансовая структура определена, а БДДС разработан.

Результаты

Первым результатом создания методики станет документ "Описание текущих бизнес-процессов движения денежных потоков".

Основным итогом создания системы будет единый документ "Регламент выполнения казначейских функций". В него войдут все разработанные формы, процедуры и методики. В соответствии с этим документом будет осуществляться весь процесс казначейской деятельности в компании.

Еще одним результатом создания методики станет документ "Альбом печатных форм". Печатные формы и бланки являются частью регламента, но их все же рекомендуется хранить отдельно для удобства пользователей.

Итоговый результат создания методики - документ "Методика оценки эффективности системы казначейства". Он тоже включается в регламент, но использоваться будет уже для оценки эффективности самой методики.

Итак, для каждой компании необходим свой набор мероприятий. Существует много нюансов, которые следует учитывать при формировании методики.

Поэтому важно, чтобы разработкой занимались квалифицированные специалисты, имеющие практический опыт в данной области. А результатом станет упорядоченная и эффективная работа казначейства, которая позволит предприятию получить оптимальный эффект от управления денежными средствами.

О.Федькина

Руководитель

отдела проектов

компании "1С: Бухучет и торговля"

Чтобы избежать кассовых разрывов из-за отсутствия контроля над текущими платежами, руководство компании RALF RINGER разработало положение, четко регламентирующее внутренний документооборот заявок на платеж. В результате на согласование платежа уходит не более трех дней, а отклонения запланированных платежей от фактических минимальны.

Положение о порядке оформления документов для проведения наличных и безналичных расчетов в компании RALF RINGER разработано и внедрено в 2009 году. Его главной задачей было обеспечить соответствие фактических выплат платежам, заложенным в бюджете движения денежных средств . По мнению Алексея Пурусова, финансового директора компании, этот документ не только решил проблемы строгого исполнения бюджета, но и свел к минимуму риск проведения несанкционированных оплат, а также любых злоупотреблений со стороны сотрудников компании.

В положении, используемом компанией, подробно описываются все этапы согласования и осуществления выплат - начиная с заполнения заявки сотрудником подразделения и заканчивая отправкой платежных поручений в банк. Кроме того, в документе указаны сроки и последовательность согласования заявок, а также время, которое отводится для выполнения тех или иных операций, связанных с управлением исходящими денежными потоками . Каждая заявка на платеж проходит как минимум четыре уровня контроля.

Благодаря жесткому контролю времени по каждому из этапов, на согласование платежа уходит не более трех дней. А для экстренных случаев предусмотрена сокращенная процедура визирования заявки и оплаты.

Положение о порядке оформления документов для проведения наличных и безналичных расчетов денежными средствами (извлечение)
комментирует Алексей Пурусов, финансовый директор RALF RINGER

I. Общие положения

1.1.Инструкция разработана в целях стандартизации деятельности по обеспечению плановости в вопросах финансовой деятельности. Данная инструкция определяет порядок оформления ожидаемого платежа и основные требования к инициатору платежа по подаче заявки на своевременный платеж.

1.2.Своевременность реализации каждой заявки в первую очередь зависит от подачи надлежаще оформленной заявки на платеж в установленные сроки.

1.3.Срок подачи инициатором платежа заявки - три дня до ожидаемого срока платежа.

1.4.Заявка на платеж дает право на проведение расчетов, оплат, расходования денежных средств компании.

1.5.Запрещается выдача, получение, проведение расчетов с внешними контрагентами, а также внутрифирменное движение денежных средств без надлежаще оформленной заявки на платеж.

1.6.Оплата производится при наличии надлежаще заполненной и согласованной заявки. Надлежаще оформленной считается заявка, заполненная в соответствии с инструкцией и с наличием переданных документов для проведения оплат (счет, акт выполненных работ, копия договора при необходимости и т. п.).

1.7. Ответственным лицом от департамента за инициирование платежа по статьям бюджета движения денежных средств может быть должностное лицо, обозначенное в списке руководителей ЦФО.

2. Правила оформления заявки на платеж

2.1. В каждой заявке на платеж специалист, инициирующий платеж (денежных средств), обязан последовательно указать в графах заявки на платеж следующие данные:

2.1.2.В опции «Операция» выбрать соответствующую операцию:

«оплата поставщику» - расчеты за ТМЦ, работы, услуги;

«прочие расчеты с контрагентами» - расчеты за таможню, штрафы, СЭС, пошлины, пени и т. п.;

«возврат денежных средств покупателю»;

«выдача денежных средств подотчетнику»;

«перечисление налогов» - расчеты с госорганами по налогам, штрафам ИФМС, пени по просрочке налогов, пособия по уходу за ребенком, отчисления от ФОТ;

Если заявка будет подана позже, велика вероятность того, что выплаты в требуемый срок не будут осуществлены. Это жесткое правило дисциплинирует сотрудников и избавляет от привычки все делать в последний момент.

Это не означает, что все заявки инициируются только руководителями ЦФО. Но руководители центров финансовой ответственности обязательно согласуют платежи, заявляемые сотрудниками ЦФО. В целом по компании 34 центра финансовой ответственности.

- «снятие наличных» - получение денежных средств из банка в кассу юридического лица;

«перечисление заработной платы на карты» - безналичные переводы сотрудникам ГК RALF RINGER (аванс, заработная плата) на карты или индивидуальные счета сотрудников;

«перечисление комиссии по картам» - оплата комиссии за перечисление на карты.

2.1.3. В опции «Расчеты с контрагентом»:

дата расхода (крайний Срок платежа) - указать срок ожидаемого осуществления платежа;

валюта платежа - выбрать валюту, в которой будет производиться расчет с контрагентом- Все расчеты на территории РФ проводятся в рублях;

контрагент - выбрать наименование получателя платежа;

договор - выбрать договор;

сумма необходимых средств - заполняется цифрами;

форма оплаты - выбрать наличные, безналичные;

статья движения денежных средств - выбрать в соответствии с утвержденными статьями бюджета;

организация (плательщик) - следует указать источник осуществления платежа, от которого будут осуществлены ожидаемые платежи, - наименование юридического лица;

центр финансовой ответственности ЦФО - наименование департамента или отдела держателя бюджета;

«ответственный» - проставляются автоматически;

комментарии (назначение платежа) - обосновать целесообразность предстоящих затрат. При безналичной оплате необходимо указать точную формулировку платежа, которая должна быть отражена в платежном поручении, с обязательным выделением НДС и указанием ставки. Если платеж не облагается НДС, необходимо указать «НДС не облагается».

3. Порядок согласования заявки на платеж

3.1. Специалист, инициирующий осуществление платежа, заверяет оформленную заявку своей подписью в графе «Ответственный», и затем она переходит на стадию согласования:

1-й уровень - согласование с руководителем ЦФО;

2-й уровень - согласование с руководителем департамента (отдела или направления);

3-й уровень - согласование с бюджетным контролером;

4-й уровень - согласование с контролером управления учета;

5-й уровень - согласование с бухгалтерией;

6-й уровень - согласование с финансовым контролером.

При указании сроков исполнения платежа инициатор заявки должен учитывать, что с момента ее получения до непосредственного перевода средств необходимо не менее трех рабочих дней.

У каждого ЦФО есть свои статьи в бюджете движения денежных средств. Ошибка в указании ЦФО, разумеется, еще не грозит перерасходом, а вот в том, что заявка попадет на согласование не к тому руководителю, можно быть уверенным. А тот, в свою очередь, вернет ее на доработку. Кстати, контроль платежей в разрезе не только статей, но и ЦФО позволяет лучше следить за исполнением бюджета.

3.2. Инициатор заявки на платеж обязан до срока согласования бухгалтерией предоставить все надлежаще оформленные первичные документы в бухгалтерию того юридического лица, от которого производится оплата.

Согласование заявки на оплату бухгалтерией осуществляется главными бухгалтерами или ответственными сотрудниками бухгалтерии юридического лица (плательщика), назначенными руководителем подразделения. Ответственный сотрудник отдела бухгалтерии согласовывает заявку на оплату только в разрезе своего юридического лица, на основании имеющейся первичной учетной документации по хозяйственной деятельности юридического лица и подтверждающей необходимость проведения данной оплаты.

3.3. Финансовый контролер проводит платежи на основании утвержденного на текущий банковский день потока денежных средств и приоритетности заявки на оплату.

3.6. Заявка на платеж получает статус «Отклонена» только в случае отказа от платежа или запрета проведения платежа. Заявка на платеж, помещенная в папку «Отклонена», удаляется автоматически из базы на следующий рабочий день.

5. Сроки согласования заявки на платеж

5.1. Заявка на платеж со статусом «На утверждение» проходит согласование в следующие сроки:

руководителями ЦФО - в течение текущего рабочего дня;

руководителем департамента - в течение текущего рабочего дня;

бюджетным контролером - с 15.00 до 16.30 текущего рабочего дня;

контролером управления учета - до 17.00;

бухгалтерией - до 17.30;

финансовым контролером - в момент распределения денежных средств и определения их потоков с 10.30 до 12.30 по заявкам, находящимся в папке финансового контроля.

Поводом для отклонения заявки может быть превышение бюджетного лимита по данной статье или, например, отсутствие бухгалтерских документов, подтверждающих обоснованность проведения платежа. Заявки могут быть направлены на доработку, но с указанием причины такого решения.

Бюджетный контролер согласовывает все заявки без исключения. Главная задача - проверить будущие выплаты на соответствие лимитам, установленным в бюджете движения денежных средств.